InnalhamdaliLlah, nahmaduHu wa nastaghfiruHu, wa na’udzubiLlahi min syururi anfusina, wa min sayyi-ati a’malina. Man yahdihiLlahu fala mudhiLlalahu, wa man yudhlil fa la hadiyalahu. Asyhadu allaa ilaaha illaLlahu wahdaHu laa syarikalaHu, wa asyhadu anna Muhammadan ‘abduHu wa rasuluHu –shallallahu ‘alayhi wa sallam-.
(Sesungguhnya segala puji hanyalah milik Allah, kita memujiNya dan memohon ampunanNya, dan kita berlindung dari kejahatan diri kita sendiri dan keburukan amal kita. Barangsiapa yang Allah beri petunjuk padanya maka tidak ada yang dapat menyesatkannya, dan barangsiapa disesatkanNya maka tidak ada yang dapat memberi petunjuk kepadanya. Aku bersaksi bahwa tidak ada sesembahan yang berhak disembah melainkan Allah yang tidak ada sekutu bagiNya, dan aku bersaksi bahwa Muhammad (adalah) hambaNya dan RasulNya –shalawat atas beliau dan salam-.
Selasa, 10 Januari 2012
Sabtu, 07 Januari 2012
Syekh Achmad Yassin ( Mentor Dari Gaza )
Syekh Yasin, nama lengkapnya Syekh Ahmad Ismail Yasin lahir tahun 1938 di desa Al-Jura, sebelah selatan kota Gaza, syahid pada saat sedang puasa sunah Senin- Kamis, hari Senin, 1 Shafar 1425 H/ 22 Maret 2004 M karena dihantam rudal penjajah Zonis Israel setelah melaksanakan sholat subuh berjama’ah di masjid Al-Mujama’ Al-Islami, Gaza
Syekh Ahmad Yasin merupakan tokoh spiritual gerakan Hamas, Qiyadah/ pemimpin bagi pejuang dan rakyat Palestina melawan penjajah Zionis Israel.
Walaupun usianya uzur, kondisi tubuhnya lumpuh dari leher hingga ujung kaki, setiap hari harus menggunakan kursi roda, tidak menghalangi beliau untuk berdakwah, memimpin dan membina umat, rakyat Palestina khususnya di Gaza.
Beliau memiliki ‘izzah/ kemuliaan sehingga disegani dan dicintai kawan, ditakuti lawan dalam hal ini penjajah Zionis Israel.
Sebagai tokoh spiritual dan qiyadah dalam perjuangan, Syekh Ahmad Yasin banyak memberikan keteladanan bagi pengikutnya dan rakyat Palestina, juga bagi umat Islam yang rindu syahid di jalan Allah.
Dalam suatu khutbahnya, Syekh Ahmad Yasin pernah berkata: Umat ini tidak akan pernah memiliki kemuliaan dan meraih kemenangan kecuali dengan Islam. Tanpa Islam tidak pernah ada kemenangan. Kita selamanya akan selalu berada dalam kemunduran sampai ada sekelompok orang dari umat ini yang siap menerima panji kepemmpinan yang berpegang teguh kepada Islam, baik sebagai aturan, prilaku, pergerakan, pengetahuan, maupun jihad. Inilah satu-satunya jalan. Pilih Allah atau binasa!
Dan Allah tidak menjadikan pemberian bala-bantuan itu melainkan sebagai kabar gembira bagi (kemenangan) mu, dan agar tenteram hatimu karenanya. Dan kemenanganmu itu hanyalah dari Allah Yang Maha Perkasa lagi Maha Bijaksana.(QS: Al-Imran/3: 126).
Suatu ketika ada seorang penganut Kristen di kota Ramallah, Tepi Barat, Bassam Hana Rabbah namanya. Dia datang menemui Syekh Ahmad Yasin untuk mengadukan permasalahannya karena ada seseorang di Gaza melakukan penipuan terhadap dirinya. Syekh Ahmad Yasin yang juga pimpinan Dewan Islah (perdamaian) dengan bijaksana mampu mendamaikan antara Bassam Hana Rabbah seorang Kristen dengan seseorang yang telah melakukan penipuan.
Syekh meresponnya dengan serius, bahkan mampu bersikap adil terhadapku. Hak-hak saya pun bsa kembali saya nikmati. Sebagai tanda terima kasih, sebagian hartaku diberikan kepada Dewan Islah, tutur Hana Rabbah.
Sebagai seorang Qiyadah/pemimpin, Syekh Ahmad Yasin tidak cinta dunia, tidak gila harta, bahkan kehidupannya sangat sederhana.
Mariyam Ahmad Yasin menceritakan tentang sikap hidup ayahnya:
Rumah ayah terdiri dari 3 kamar dengan jendela yang sudah rapuh. Rumah ini sangat sederhana sekali. Ini fakta bahwa ayahku tak cinta dunia, namun cinta akhirat. Banyak yang menawari beliau untuk memiliki rumah seperti pejabat tinggi negara, namun ditolaknya. Bahkan pernah suatu ketika, Pemerintah Otoritas Palestina memberi sebuah rumah besar di suatu kampung mewah di Gaza, . Namun Tawaran itupun di tolak, ia tidak peduli dengan berbagai ragam bentuk kesenangan duniawi.
Rumah ini sangat sempit. Tidak ada lantai, dapurpun ala kadarnya. Jika musim dingin, kami kedinginan. Namun jika musim panas tiba, kami pun kepanasan. Ayah sama sekali tidak memikirkan untuk merenovasi rumahnya. Ia justru sibuk mempersiapkan rumah di akhiratnya. Adapun kondisi psikis, Alhamdulillah, kami cukup sabar, karena kami percaya. Insya Allah, kami akan melihatnya lagi di surgaNYa nanti. Untuk itulah kami juga sangat berharap bisa mati syahid seperti beliau.
Jika Syekh Ahmad Yasin ingin kaya, harta menumpuk, rumah mewah bertingkat, mobil mengkilat lebih dari empat, makanannya serba lezat, semuanya bisa saja beliau dapatkan, bukankah beliau mempunyai pengikut yang taat, kedukukan yang memikat, akan tetapi semuanya itu tidak beliau lakukan untuk memperkaya diri di tengah pengikut dan rakyatnya yang sedang sengsara dan menderita, akibat penjajah, sekali lagi tidak!
Syekh Ahmad Yasin memiliki iman dan perasaan yang tinggi, beliau sangat cinta dan peduli kepada umat yang pada hakekatnya adalah umat Nabi Muhammad saw.
Dan barang siapa yang menaati Allah dan Rasul (Nya), mereka itu akan bersama-sama dengan orang-orang yang dianugerahi nikmat oleh Allah, yaitu: Nabi-nabi, para shiddiiqiin, orang-orang yang mati syahid dan orang-orang shaleh. Dan mereka itulah teman yang sebaik-baiknya. (QS:An Nisaa/4: 69).
Apakah kita semua telah meneladani beliau yang hidup sebagaimana kehidupan Rasul SAW dan para shahabatnya? Yang lebih mencintai akherat ketimbang kehidupan dunia yang murah dan menipu? Yang lebih menyukai debu-debu jihad daripada mobil-mobil mewah mengkilat? Di manakah kita sekarang? (*)
Sabtu, 31 Desember 2011
Apa itu Tupoksi Sekeretaris Dalam Organisasi
A. Apa itu Manajemen? (Penjelasan Pengertian/Arti Definisi)
Manajemen adalah suatu ilmu atau seni mengenai perencanaan, pengambilan keputusan, pengorganisasian, pengendalian, dan kepemimpin segala sumber daya yang dimiliki dan digunakan atau dikelola secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan. Tujuan siapa? Individu atau organisasi? Bisa kedua-duanya.
Melalui tulisan ini, saya akan memfokuskan manajemen pada organisasi, walaupun ada kegiatan manajerial pada individu. Kita pasati tahu, organisasi ada manusia-manusia yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Mereka menetapkan suatu rencana, mereka melaksanakannya dan proses tersebut dilakukan dengan seksama dan diawasi oleh mereka supaya rencana yang telah ditetapkan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Salah satu bagian yang sangat penting dari suatu organisasi adalah administrasi. Administrasi terdapat unsur penataan dan pengelolaan suatu kegiatan untuk mempermudah mencapai tujuan. Disamping itu, di dalam organisasi ada yang namanya tata usaha. Tata usaha adalah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
Administrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata usaha sebagai kegiatan pencatatan, penggolongan data, dan tulis-menulis dari proses tersebut.
Tata usaha sifatnya membantu atau menunjang kelancaran pekerjaan inti organisasi sehingga tata usaha merupakan unsur administrasi dalam suatu organisasi. Tata usaha menunjang administrasi sebagai proses kegiatan organisasi sehingga merupakan keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasioanlitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama, maka kegiatan usaha amat diperlukan dalam suatu kantor.
Tata usaha mempunyai sifat-sifat berikut:
1. Besifat pelayanan, yaitu melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan.
2. Bersifat menyeluruh, yaitu mencakup semua urusan dan keterangan dalam perkantoran.
1. Besifat pelayanan, yaitu melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan.
2. Bersifat menyeluruh, yaitu mencakup semua urusan dan keterangan dalam perkantoran.
Dengan demikian, tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa-jasa perkantoran yang terdiri dari hal-hal berikut :
1. Korespondensi dan laporan, kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau kemitraan kerja organisasi ataupun kantor samapi pada persiapan hal-hal yang harus dilapokan kepada pimpinan.
2. Tata hubungan, yaitu berhubungan dengan proses surat-menyurat, penerimaan dan pengiriman telepon serta faksimile atau internet.
3. Pencatatan dan perhitungan, kegiatan ini berhubungan denga data-data laporan, data statistik, dll.
4. Kearsipan, hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang dinilai penting dan berkaitan dengan kegiatan organisasi.
2. Tata hubungan, yaitu berhubungan dengan proses surat-menyurat, penerimaan dan pengiriman telepon serta faksimile atau internet.
3. Pencatatan dan perhitungan, kegiatan ini berhubungan denga data-data laporan, data statistik, dll.
4. Kearsipan, hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang dinilai penting dan berkaitan dengan kegiatan organisasi.
Dari peranan-peranan tata usaha tersebut, maka tata usaha merupakan proses penyelenggaraan yang berwujud 6 pola, yaitu :
1. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan sehingga siap untuk diperlukan.
2. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan hingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirm, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pola mematerikan keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekan suara sehingga dapat didengar.
3. Mengelola, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Mengadakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak ke pihak lain.
6. Menyimpan, yaitu menaruh alat dengan berbagai cara dan ditempatkan di tempat tertentu.
1. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan sehingga siap untuk diperlukan.
2. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan hingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirm, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pola mematerikan keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekan suara sehingga dapat didengar.
3. Mengelola, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Mengadakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak ke pihak lain.
6. Menyimpan, yaitu menaruh alat dengan berbagai cara dan ditempatkan di tempat tertentu.
Masing-masing pola tata usaha ini, apabila dijalankan pada suatu organisasi akan menjadi berbagai kegiatan kerja ketatausahaan atau yang biasa disebut pekerjaan kantor. Dengan demikian, tata usaha sangatlah penting bagi suatu organisasi. Dengan adanya aktivitas tata usaha, maka pimpinan dapat memperoleh data yang bermanfaat yang dijadikan dasar tindakan-tindakan dan kebijakan-kebijakan yang akan dilaksanakan dalam pencapaian tujuan.
B. Apa itu Sekretaris? (Penjelasan Pengertian/Arti Definisi)
Dalam suatu organisasi atau perusahaan, pimpinan perusahaan pada umumnya dibantu oleh sekretaris. Sekretaris membantu pimpinannya salah satunya melalui kegiatan tata usaha yang telah dijelaskan di atas.
Sekretaris mempunyai arti rahasia atau orang yang memegang rahasia. Pengertian umum sekretaris mempunyai arti atau sama dengan penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis di sini tidak sama dengan penulis cerita pendek ataupun novel. Pengertian penulis di sini, orang yang berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.
Secara definisi, kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa definisi :
1. Menurut M. Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.
2. Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.
3. Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.
Manajemen sekretaris merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan perkantoran atau organisasi. Jadi, pekerjaan seorang sekretaris, membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.
Seorang sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik jika tidak pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretarisannya akan berjalan dengan kurang baik. Secara umum, syarat untuk menjadi seorang sekretaris harus mempunyai minat untuk melaksanakan tugas kesekretarisan dan keahlian (skill) dibidang kesekretarisan sesuai dengan pengertian atau definisi tentang sekretaris.
Sedangkan syarat-syarat lain untuk menjadi sekretaris sebagai berikut :
1. Syarat kepribadian, yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris, seperti penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan baik, pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang teguh rahasia, dll.
2. Syarat pengetahuan umum, yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. Hal ini penting karena seorang sekretaris menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang dilakukan oelh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti perkembangan yang terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya.
3. Syarat pengetahuan khusus, yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia berkerja. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang manajemen kesekretarisan.
4. Syarat skill dan teknik kesekretariatan, kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan.
5. Syarat praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti meneriam tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan.
1. Syarat kepribadian, yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris, seperti penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan baik, pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang teguh rahasia, dll.
2. Syarat pengetahuan umum, yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. Hal ini penting karena seorang sekretaris menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang dilakukan oelh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti perkembangan yang terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya.
3. Syarat pengetahuan khusus, yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia berkerja. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang manajemen kesekretarisan.
4. Syarat skill dan teknik kesekretariatan, kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan.
5. Syarat praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti meneriam tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan.
Berdasarkan perkembangan tugas dan fungsi sekretaris dewasa ini, makna sekretaris dapat mempunyai makna ganda, seperti :
1. Orangnya, yaitu seseorang yang telah memenuhi syarat-syarat tertentu dan dipandang mampu serta cakap dalam melaksanakan tugas-tugas kesekretarisan.
2. Jabatannya, yaitu wewenang dengan sekelompok tugas yang merupakan tanggung jawab tertentu, yakni tanggung jawab kesekretarisan.
1. Orangnya, yaitu seseorang yang telah memenuhi syarat-syarat tertentu dan dipandang mampu serta cakap dalam melaksanakan tugas-tugas kesekretarisan.
2. Jabatannya, yaitu wewenang dengan sekelompok tugas yang merupakan tanggung jawab tertentu, yakni tanggung jawab kesekretarisan.
Dengan demikian, peranan sekretaris terhadap kelancaran pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pimpinan sangat besar sehingga jabatan seorang sekretaris merupakan jabatan yang menuntut profesional yang tinggi. Jadi, kemampuan pribadi seorang sekretaris dan kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari menjadi bagian penting yang tidak dapat dipisahkan pada tugas seorang sekretaris.
C. Peran dan Tugas Sekretaris
Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut :
1. Peranan sekretaris terhadap atasan :
a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.
2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) :
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubuungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.
Berkaitan dengan peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi jabatannya, hal yang sangat penting adalah mengenai pendekatan yang dapat dilakukan oleh seorang sekretaris. Beberapa cara seorang sekretaris dalam mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu :
1. Memberi perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara lisan maupun tertulis.
2. Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan pegawai bawahan.
3. Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada pegawai bawahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pmbinaan.
4. Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai bawahan agar mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan perkejaannya.
2. Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan pegawai bawahan.
3. Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada pegawai bawahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pmbinaan.
4. Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai bawahan agar mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan perkejaannya.
Peranan sekretaris dalam melakukan pendekatan terhadap bawahan sangat penting. Peranan sekretaris terhadap bawahan ataupun yang lainnya biasanya dikenal dengan istilah hubungan antar manusia atau lebih dikenal dengan istilah ”human relations”.
Human relation memiliki peranan yang penting dalam memecahkan berbagai masalah yang menyangkut faktor manusia dalam organisasi. Benturan psikologis dan konflik antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering terjadi, bukan saja antara pimpinan dengan karyawan, tetapi juga antara karyawan dengan karyawan, yang dapat mengganggu kelancaran organisasi dalam mencapai tujuan.
Semua organisasi memerlukan human relation. Sekretaris harus dapat membiasakan diri dalam kehidupan sehari-hari dengan berbagai macam tipe manusia atau dapat bergaul (memiliki keahlian interpersonal yang cakap).
Seorang sekretaris supaya dapat mengatasi permasalahan dalam hubungan antar manusia atau menjalin hubungan dengan manusia yang lain dengan baik, ia harus memahami kehendak dasar orang, apa yang mereka perkirakan dan perlukan dari orang-orang di tempat mereka bekerja. Menurut Abraham Maslow, ada kebutuhan yang harus dipenuhi oleh manusia dan kebutuhan ini bersifat hierarki. Artinya, seorang manusia tidak akan memenuhi kebutuhannya yang lain sebelum ia memenuhi kebutuhan yang harus dipenuhinya terlebih dahulu. Menurut Abraham Maslow, kebutuhan manusia dibagi menjadi 5 dan bersifat hierarki, yaitu :
1. Kebutuhan fisiologis, seperti sandang, pangan, dan papan. Inilah kebutuhan mendasar bagi manusia.
2. Kebutuhan keamanan, kebutuhan untuk bebas dari kekhawatiran akan hal-hal yang akan dialami di masa depan, seperti uang pensiun, keamanan, kehidupan hari tua yang terjamin, dll.
3. Kebutuhan sosial, kebutuhan yang diperoleh dari interaksi sosial, seperti rasa cinta dari orang lain, diterima oleh rekan kerja, dll.
4. Kebutuhan akan penghargaan diri, seperti penghormatan dari orang lain, reputasi, status, dll.
5. Kebutuhan aktualisasi diri, kebutuhan akan terpenuhinya keinginan manusia yang sempurna, seperti realisasi potensi diri untuk terus tumbuh dan pengembangan diri.
2. Kebutuhan keamanan, kebutuhan untuk bebas dari kekhawatiran akan hal-hal yang akan dialami di masa depan, seperti uang pensiun, keamanan, kehidupan hari tua yang terjamin, dll.
3. Kebutuhan sosial, kebutuhan yang diperoleh dari interaksi sosial, seperti rasa cinta dari orang lain, diterima oleh rekan kerja, dll.
4. Kebutuhan akan penghargaan diri, seperti penghormatan dari orang lain, reputasi, status, dll.
5. Kebutuhan aktualisasi diri, kebutuhan akan terpenuhinya keinginan manusia yang sempurna, seperti realisasi potensi diri untuk terus tumbuh dan pengembangan diri.
Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris juga lebih berat karena selain betugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya.
Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).
3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.
9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.
Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).
3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.
9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.
Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk menjadi lebih baik, harus ada motivasi atau semangat kerja. Hal ini sangat penting bagi sekretaris terutama sekretaris eksekutif atau manajer karena mereka mempunyai tugas ganda, yaitu tugas terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.
D. Motivasi
Menurut Sondang P. Siagian, tidak dapat disangkal bahwa salah satu motivasi utama manusia adalah terpenuhinya kebutuhan pokoknya. Apabila ditinjau dari segi perilaku di dalam organisasi, ada sembilan jenis kebutuhan yang sifatnya non-material yang oleh para organisasi dipandang sebagai hal yang turut mempengaruhi perilakunya dan menjadi faktor motivasional yang perlu dipuaskan. Oleh karena itu, perlu selalu mendapat perhatian oleh setiap pimpinan dalam organisasi, yaitu :
a. Kondisi kerja yang baik, meliputi kondisi kerja yang menyangkut segi fisik dari lingkungan kerja, seperti :
1. Bangunan tempat berkeja yang menarik dan mempertimbangkan keselamatan kerja.
2. Ruang kerja yang menyenangkan.
3. Tersedianya peralatan kerja yang memadai.
4. Tersedianya tempat istirahat unutk melepas lelah.
5. Tersedianya tempat ibadah.
6. Tersedianya sarana anagkutan.
1. Bangunan tempat berkeja yang menarik dan mempertimbangkan keselamatan kerja.
2. Ruang kerja yang menyenangkan.
3. Tersedianya peralatan kerja yang memadai.
4. Tersedianya tempat istirahat unutk melepas lelah.
5. Tersedianya tempat ibadah.
6. Tersedianya sarana anagkutan.
b. Perasaan diikutsertakan. Hal ini penting karena dapat menumbuhkan rasa tanggung jawab yang semakin besar dalam pelaksanaan tugas.
c. Cara pendisiplinan yang manusiawi, yaitu pengambilan tindakan disiplin dilakukan secara manusiawi dalam arti :
1. Dilakukan secara obyektif, yaitu menunjukkan kesalahan yang telah dilakukan atau perbuatan yang melanggar hukum atau ketentuan yang berlaku.
2. Hukuman yang dikenakan setimpal dengan kesalahan yang dilakukannya.
3. Teknik pendisiplinan tidak merendahkan martabat seseorang.
4. Tindakan disiplin yang bersifat mendidik.
5. Tindakan disiplin yang tidak dilakukan secara emosional.
6. Tindakan disiplin sesuai ketentuan peraturan yang berlaku.
1. Dilakukan secara obyektif, yaitu menunjukkan kesalahan yang telah dilakukan atau perbuatan yang melanggar hukum atau ketentuan yang berlaku.
2. Hukuman yang dikenakan setimpal dengan kesalahan yang dilakukannya.
3. Teknik pendisiplinan tidak merendahkan martabat seseorang.
4. Tindakan disiplin yang bersifat mendidik.
5. Tindakan disiplin yang tidak dilakukan secara emosional.
6. Tindakan disiplin sesuai ketentuan peraturan yang berlaku.
d. Pemberian penghargaan atas pelaksanaan tugas dengan baik dapat dilakukan dengan :
1. Pujian yang dinyatakan dengan kata-kata.
2. Pujian yang dinyatakan secara tertulis dalam bentuk piagam atau sejenisnya.
3. Percepatan kenaikan gaji berkala.
4. Percepatan kenaikan pangkat.
5. Pemberian sesuatau barang yang bermanfaat bagi yang bersangkutan dalam melaksanakan tugas.
1. Pujian yang dinyatakan dengan kata-kata.
2. Pujian yang dinyatakan secara tertulis dalam bentuk piagam atau sejenisnya.
3. Percepatan kenaikan gaji berkala.
4. Percepatan kenaikan pangkat.
5. Pemberian sesuatau barang yang bermanfaat bagi yang bersangkutan dalam melaksanakan tugas.
e. Kesetiaan pimpinan kepada karyawan. Hal ini dapat dilakukan dengan :
1. Kunjungan sewaktu-waktu ke rumah kediaman bawahan, ada atau tidak ada peristiwa yang terjadi dalam keluarga bawahan.
2. Menjenguk apabila ada bawahan yang sakit.
3. Menghadiri upacara penting dalam keluarga karyawan.
4. Membela bawahan terhadap pihak lain, meskipun secara intern bawahan mendapat teguran.
1. Kunjungan sewaktu-waktu ke rumah kediaman bawahan, ada atau tidak ada peristiwa yang terjadi dalam keluarga bawahan.
2. Menjenguk apabila ada bawahan yang sakit.
3. Menghadiri upacara penting dalam keluarga karyawan.
4. Membela bawahan terhadap pihak lain, meskipun secara intern bawahan mendapat teguran.
f. Promosi dan perkembangan bersama organisasi, yakni memberikan motivasi melalui memberikan informasi gambaran yang jelas kepada para anggota tentang jenjang karier yang dapat dinaiki oleh para karyawan tersebut apabila mereka mampu membuktikan prestasi kerja yang memuaskan.
g. Pengertian yang simpatik terhadap masalah-masalah pribadai bawahan. Dalam menghadapi situasi yang demikian, karyawan tersebut memerlukan ”strong shoulders to cry on” dalam arti akan memandang atasannya sebagai seseorang yang bukan saja mau mendengarkan dengan simpatik hal-hal yang berkaitan dengan maslaah pribadi yang dihadapi oleh bawahannya akan tetapi juga mampu memberikan nasehat tentang cara-cara untuk mengatasinya.
h. Keamanan pekerjaan, yakni terjaminnya seseorang memperoleh pekerjaan dan jabatan dalam organisasi selama ia melaksanakan tugasnya dengan baik dengan prestasi kerja yang memuaskan. Dengan kata lain setiap karyawan perlu merasa yakin bahwa ia tidak akan diperlakukan semena-mena, misalnya dalam bentuk pemecatan atau pemberhentian dengan tidak hormat tanpa alasan yang benar-benar kuat, baik secara legal maupun formal.
i. Tugas pekerjaan yang sifatnya menarik.
Apabila kita mengetahui motivasi kerja dari para pegawai, hal itu dapat dijadikan modal dalam melakukan penyempurnaan organisasi, kita dapat meningkatkan semangat kerja sehingga memungkinkan organisasi menampilkan pelayan yang berkualitas.
Berkaitan dengan motivasi ini, maka ada hal-hal yang amat penting bagi seorang pimpinan terhadap karyawan, yaitu :
1. Para pimpinan organisasi seyogyanya memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk menyatakn keinginan, harapan, ide dan saran-saran, baik yang menyangkut utgas kewajiban mereka maupun yang menyangkut kehidupan organisasi sebagai keseluruhan.
2. Para pimpinan organisasi hendaknya terus berusaha untuk menumbuhkan, memelihara, dan mengembangkan hubungan personal yang intim dan serasi dikalangan para karyawan yang pada gilirannya akan menumbuhkan jiwa kebersamaan yang mendalam yang akhirnya akan meningkatkan produktivitas dan menumbuhkan perilaku organisasional yang diinginkan.
1. Para pimpinan organisasi seyogyanya memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk menyatakn keinginan, harapan, ide dan saran-saran, baik yang menyangkut utgas kewajiban mereka maupun yang menyangkut kehidupan organisasi sebagai keseluruhan.
2. Para pimpinan organisasi hendaknya terus berusaha untuk menumbuhkan, memelihara, dan mengembangkan hubungan personal yang intim dan serasi dikalangan para karyawan yang pada gilirannya akan menumbuhkan jiwa kebersamaan yang mendalam yang akhirnya akan meningkatkan produktivitas dan menumbuhkan perilaku organisasional yang diinginkan.
Di samping itu, motivasi sekretaris kepada bawahan untuk pimpinannya dapat berwujud, sebagai berikut :
1. Bertindak adil dan bijaksana, yakni bertindak sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan benar.
2. Memberikan contoh yang baik, yakni menyangkut tentang etika dan cara kerja yang sesuai dengan visi dan misi organisasi.
3. Mengusahakan terpenuhinya keperluan pegawai bawahan, hal ini penting karena pemenuhan hak-hak bawahan akan memberikan pengaruh yang baik terhadap kinerja organisasi.
4. Menciptakan suasana kerja yang tenang, aman, dan tentram, yakni adanya lingkungan kerja yang kondusif sehingga semua bawahan dapat bekerja dengan baik dan lancar.
1. Bertindak adil dan bijaksana, yakni bertindak sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan benar.
2. Memberikan contoh yang baik, yakni menyangkut tentang etika dan cara kerja yang sesuai dengan visi dan misi organisasi.
3. Mengusahakan terpenuhinya keperluan pegawai bawahan, hal ini penting karena pemenuhan hak-hak bawahan akan memberikan pengaruh yang baik terhadap kinerja organisasi.
4. Menciptakan suasana kerja yang tenang, aman, dan tentram, yakni adanya lingkungan kerja yang kondusif sehingga semua bawahan dapat bekerja dengan baik dan lancar.
Di samping itu, seorang sekretaris tidak akan mencapai hasil yang baik tanpa adanya kerja sama pada semua pihak. Faktor-faktor yang penting dan mempengaruhi jalannya kerja sama sekretaris terhadap pihak lain, sebagai berikut :
1. Koordinasi, yakni terjadinya hubungan kerja antara pihak satu denga jenjang lainnya terutama dengan sekretaris.
2. Integrasi, yakni terciptanya sistem kerja yang menyatu dan terpadu secara sistematik sehingga setiap pihak sangat saling terkait.
3. Sinkronisasi, yakni adanya kesesuaian kerja antara pihak satu dengan lainnya, walaupun pada masing-masing pihak mempunyai tugas masing-masing.
4. Harmonisasi kerja sesama pegawai dan sekretaris.
5. Kesetiaan para pegawai, yakni berkaitan degan loyalitas dan kesungguhan untuk memajukan organisasi.
6. Berpikir secara kritis dan dinamis dalam rangka memajukan organisasi.
7. Tersedianya sarana dan fasilitas yang memadai sehingga pekerjaan dapat berjalan dengan baik dan lancar.
8. Tercukupinya dana untuk melakukan aktivitas organisasi, termasuk dalam hal gaji, walaupun pada dasarnya permasalahan gaji merupakan wewenang dari organisasi.
1. Koordinasi, yakni terjadinya hubungan kerja antara pihak satu denga jenjang lainnya terutama dengan sekretaris.
2. Integrasi, yakni terciptanya sistem kerja yang menyatu dan terpadu secara sistematik sehingga setiap pihak sangat saling terkait.
3. Sinkronisasi, yakni adanya kesesuaian kerja antara pihak satu dengan lainnya, walaupun pada masing-masing pihak mempunyai tugas masing-masing.
4. Harmonisasi kerja sesama pegawai dan sekretaris.
5. Kesetiaan para pegawai, yakni berkaitan degan loyalitas dan kesungguhan untuk memajukan organisasi.
6. Berpikir secara kritis dan dinamis dalam rangka memajukan organisasi.
7. Tersedianya sarana dan fasilitas yang memadai sehingga pekerjaan dapat berjalan dengan baik dan lancar.
8. Tercukupinya dana untuk melakukan aktivitas organisasi, termasuk dalam hal gaji, walaupun pada dasarnya permasalahan gaji merupakan wewenang dari organisasi.
E. Sekretaris dan Kantor
Sekretaris dan kantor merupakan satu kesatuan yang utuh dan bahkan sekretaris adalah kunci kedua setelah manajer atau pimpinan. Segala urusan perkantoran mulai dari surat-menyurat sampai masalah keputusan pimpinan sangat mempunyai pengaruh terhadap sekretaris. Segala penyelesaian urusan dan proses administrasi perkantoran terletak pada kepintaran sekretaris.
1. Kewajiban Sekretaris karena Jabatannya
Pada dasarnya agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik, sekretaris harus mengetahui benar tentang :
a. Tugas sekretaris sebagai pembantu manajer atau pimpinan.
b. Tugas sekretaris sebagai manajer atau pimpinan bawahannya.
c. Hal-hal yang bersifat umum dan punya hubungan dengan manajer.
d. Mengetahui tentang tujuan organisasi.
Pada dasarnya agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik, sekretaris harus mengetahui benar tentang :
a. Tugas sekretaris sebagai pembantu manajer atau pimpinan.
b. Tugas sekretaris sebagai manajer atau pimpinan bawahannya.
c. Hal-hal yang bersifat umum dan punya hubungan dengan manajer.
d. Mengetahui tentang tujuan organisasi.
Berdasarkan jabatan seorang sekretaris, maka seorang sekretaris harus mampu melaksanakan tugasnya sebagai sekretaris dan mampu mengembangkan kemampuan kepribadian diri sebagai seorang sekretaris, maka seorang sekretaris harus dapat memenuhi keterampilan dasar mengenai :
- Surat-menyurat (korespondensi).
- Mengetik dan stenografi.
- Pembukuan (accounting).
- Penggunaan peralatan kantor.
- Pengarsipan (filling).
- Human relations.
- Surat-menyurat (korespondensi).
- Mengetik dan stenografi.
- Pembukuan (accounting).
- Penggunaan peralatan kantor.
- Pengarsipan (filling).
- Human relations.
Sedangkan untuk dapat meningkatkan kemampuan pribadi dan kepercayaan diri, maka seorang sekretaris harus :
a. Pandai menyesuaikan diri, yakni kemampuan menempatkan diri pada situasi tertentu.
b. Memahami segala tugas yang menjadi kewajibannya sehingga dapat menghindari kesalahan.
c. Mau bertanya terhadap segala sesuatu yang kurang jelas.
d. Dapta bekerja sendiri tanpa harus memperoleh bantuan orang lain.
e. Mampu menyesuaikan kondisi.
f. Bijaksana terhadap permasalahan yang dihadapi bawahan atau diri sendiri.
g. Teliti dan tekun dalam penyelesaian tugas dan kewajiban.
h. Inisiatif dan kreatif.
a. Pandai menyesuaikan diri, yakni kemampuan menempatkan diri pada situasi tertentu.
b. Memahami segala tugas yang menjadi kewajibannya sehingga dapat menghindari kesalahan.
c. Mau bertanya terhadap segala sesuatu yang kurang jelas.
d. Dapta bekerja sendiri tanpa harus memperoleh bantuan orang lain.
e. Mampu menyesuaikan kondisi.
f. Bijaksana terhadap permasalahan yang dihadapi bawahan atau diri sendiri.
g. Teliti dan tekun dalam penyelesaian tugas dan kewajiban.
h. Inisiatif dan kreatif.
2. Sekretaris Harus Dapat Bekerja dengan Atasannya
Sekretaris adalah bawahan langsung dari pimpinannya sehingga segala sesuatu yang telah diperintahkan oleh pimpinan harus mutlak dilaksanakan oleh sekretaris dan sekretaris harus dapat menerima tugas tersebut sebagai suatu kewajiban. Dengan demikian, agar tugas sekretaris terhadap atasannya dapat berjalan dengan baik dan sempurna, maka seorang sekretaris harus mengetahui hal-hal sebagai berikut :
a. Sekretaris harus tahu sikap dan pribadi pimpinan.
b. Sekretaris harus dapat mengetahui kondisi pimpinan.
c. Sekretaris dan pimpinan kiranya terjadi hubungan kerja yang harmonis.
d. Sekretaris harus mampu memelihara wibawa atasannya.
e. Sekretaris harus mampu memelihara wibawa atasannya.
f. Sekretaris harus mampu mencerminkan sikap dan kebijakan atasan dalam suatu sistem organisasi.
g. Sekretaris harus mampu menciptakan lingkungan kerja yang kondusif antara pimpinan dengan bawahan.
h. Sekretaris harus mampu memelihara sistem kontrol terhadap hubungan kerja dengan atasan.
i. Sekretaris harus mampu memberikan pemikiran positif terhadap penyelesaian masalah maupun pada perencanaan pengembangan organisasi.
a. Sekretaris harus tahu sikap dan pribadi pimpinan.
b. Sekretaris harus dapat mengetahui kondisi pimpinan.
c. Sekretaris dan pimpinan kiranya terjadi hubungan kerja yang harmonis.
d. Sekretaris harus mampu memelihara wibawa atasannya.
e. Sekretaris harus mampu memelihara wibawa atasannya.
f. Sekretaris harus mampu mencerminkan sikap dan kebijakan atasan dalam suatu sistem organisasi.
g. Sekretaris harus mampu menciptakan lingkungan kerja yang kondusif antara pimpinan dengan bawahan.
h. Sekretaris harus mampu memelihara sistem kontrol terhadap hubungan kerja dengan atasan.
i. Sekretaris harus mampu memberikan pemikiran positif terhadap penyelesaian masalah maupun pada perencanaan pengembangan organisasi.
3. Memelihara Konsistensi Kerja
Untuk dapat membantu pimpinan untuk memelihara manajemen dengan baik dan lancar, seorang sekretaris harus selalu melakukan hal-hal sebagai berikut :
a. Selalu menilai (evaluasi) hasil perkejaannya, baik pekerjaan pribadi maupun bawahannya.
b. Memelihara mutu pekerjaan dan kelancaran pekerjaan, terutama pekerjaan bawahan secara organisatoris.
c. Mempunyai rencana kerja yang baik dan matang.
d. Memperhatikan setiap instruksi pimpinan.
e. Mampu memprioritaskan pekerjaan yang lebih penting dan mendesak.
f. Menyelesaikan pekerjaan dengan penuh perhatian dan konsentrasi.
g. Mampu menanggulangi hambatan-hambatan dalam penyelesaian pekerjaan.
h. Bekerja dalam kerangka suatu sistem.
a. Selalu menilai (evaluasi) hasil perkejaannya, baik pekerjaan pribadi maupun bawahannya.
b. Memelihara mutu pekerjaan dan kelancaran pekerjaan, terutama pekerjaan bawahan secara organisatoris.
c. Mempunyai rencana kerja yang baik dan matang.
d. Memperhatikan setiap instruksi pimpinan.
e. Mampu memprioritaskan pekerjaan yang lebih penting dan mendesak.
f. Menyelesaikan pekerjaan dengan penuh perhatian dan konsentrasi.
g. Mampu menanggulangi hambatan-hambatan dalam penyelesaian pekerjaan.
h. Bekerja dalam kerangka suatu sistem.
Memelihara konsistensi kerja seorang sekretaris terhadap tugas dan fungsinya sangat penting karena sebagian besar tanggung jawab organisasi terletak pada sekretaris. Kemampuan memanajerial dan pelayanan tugas pada pimpinan merupakan konsistensi terhadap pekerjaan sengatlah dipentingkan.
Mengkomunikasikan perubahan yang terjadi oleh seorang sekretaris sangat penting, apabila dilihat dari segi keprilakuan , yaitu setiap orang di dalam organisasi perlu mengetahui bukan saja tentang peranannya dalam organisasi yang sedang berkembang, tetapi yang menyangkut pengaruh perubahan terhadap jenjang karier dan keamanan pekerjaan mereka.
4. Mekanisme dan Tata Cara Kerja
Berhasilnya pekerjaan kantor bukan hanya terletak pada kecerdasan dan keterampilan pegawai saja, tetapi juga dipengaruhi oleh perilaku dan kondisi perkantoran. Oleh karena itu, bukan peraturan yang bersifat ketat yang mengatur terlaksanannya disipilin kerja, melainkan terlaksananya fungsi tiap unsur manajemen atas dasar kesadaran tugas dan peranannya.
Sesuai dengan kedudukan, fungsi, dan tugas maka dapat dilakukan :
a. Penyederhanaan cara kerja yang efisien dan efektif, seperti cara penyimpanan arsip surat-surat penting.
b. Penetapan jadwal kerja yang tepat, terutamam jadwal kerja pimpinan yang sangat padat.
c. Penggunaan peralatan komunikasi dengan tujuan efisiensi waktu dan biaya.
d. Membuat agenda penting sebagai materi pembicaraan dalam rapat-rapat organisasi.
e. Pembagian kerja yang jelas dan tegas sesuai dengan kemapuan profesional bawahan.
f. Pelaksanaan sistem pengawasan dan pengendalian terhadap cara kerja bawahan dengan tidak mengganggu suasana kerja bawahan.
a. Penyederhanaan cara kerja yang efisien dan efektif, seperti cara penyimpanan arsip surat-surat penting.
b. Penetapan jadwal kerja yang tepat, terutamam jadwal kerja pimpinan yang sangat padat.
c. Penggunaan peralatan komunikasi dengan tujuan efisiensi waktu dan biaya.
d. Membuat agenda penting sebagai materi pembicaraan dalam rapat-rapat organisasi.
e. Pembagian kerja yang jelas dan tegas sesuai dengan kemapuan profesional bawahan.
f. Pelaksanaan sistem pengawasan dan pengendalian terhadap cara kerja bawahan dengan tidak mengganggu suasana kerja bawahan.
Pemahaman seorang sekretaris terhadapa fungsi dan jabatannya sangatlah penting, hal ini untuk :
a. Memahami fungsi struktur organisasi.
b. Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan seluruh jenjang manajemen organisasi.
c. Memelihara kehidupan pelaksanaan manajemen organisasi.
a. Memahami fungsi struktur organisasi.
b. Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan seluruh jenjang manajemen organisasi.
c. Memelihara kehidupan pelaksanaan manajemen organisasi.
Dalam organisasional telah disadari bahwa adanya rencana yang mantap dengan skala prioritasnya, tidak dengan sendirinya merupakan jaminan bahwa pelaksanaan akan benar-benar sesuai dengan rencana. Ketidaksesuaian itu dapat timbul karena beberapa faktor, seperti :
a. Kesalahan-kesalahan teknis yang munbgkin dapat diselesaikan, tetapi mungkin juga sulit untuk diselesaikan.
b. Keterbatasan pengetahuan dan keterampilan para pelaksana pekerjaan di lapangan.
c. Timbulnya force majeur yang tidak pernah diduga sebelumnya sehingga menyulitkan pelaksanaan pekerjaan.
d. Unsur kesengajaan dari anggota organisasi yang dengan itikad tidak baik dan mau merusak citra organisasi.
e. Penyalahgunaan teknologi, peralatan, kedudukan, dan wewenang.
a. Kesalahan-kesalahan teknis yang munbgkin dapat diselesaikan, tetapi mungkin juga sulit untuk diselesaikan.
b. Keterbatasan pengetahuan dan keterampilan para pelaksana pekerjaan di lapangan.
c. Timbulnya force majeur yang tidak pernah diduga sebelumnya sehingga menyulitkan pelaksanaan pekerjaan.
d. Unsur kesengajaan dari anggota organisasi yang dengan itikad tidak baik dan mau merusak citra organisasi.
e. Penyalahgunaan teknologi, peralatan, kedudukan, dan wewenang.
Untuk mencegah keadaan negatif yang demikian atau paling tidak untuk berusaha menguranginya, selalu diperlukan pengawasan, baik pengawasan yang dilakukan oleh setiap pimpinan maupun pengawasan yang dilakukan oleh sekretaris dan kalangan anggota organisasi.
F. Disiplin dan Kode Etik Perkantoran
Peraturan disiplin pegawai dan kode etik umumnya disusun berdasarkan struktur dan fungsi organisasi yang tentunya tidak terlepas dari unsur-unsur :
a. Hukum, konstitusional, atau pranata (ketertiban).
b. Struktur secara formal.
c. Kaidah-kaidah organisasi.
d. Sasaran dan tujuan.
e. Latar belakang sejarah.
a. Hukum, konstitusional, atau pranata (ketertiban).
b. Struktur secara formal.
c. Kaidah-kaidah organisasi.
d. Sasaran dan tujuan.
e. Latar belakang sejarah.
Untuk dapat melaksanakan disiplin kerja bagi seorang sekretaris supaya segala hal berjalan dengan baik dan tertib, maka permulaan yang harus dilakukan adalah dengan melakukan perencanaan dan pengontrolan kegiatan melalui :
a. Rencana kegiatan secara harian (rutin).
b. Buku catatan kegiatan (buku harian).
c. Sistem kearsipan.
d. Jadwal kerja.
e. Agenda kerja.
f. Pengontrolan pengiriman surat-menyurat.
a. Rencana kegiatan secara harian (rutin).
b. Buku catatan kegiatan (buku harian).
c. Sistem kearsipan.
d. Jadwal kerja.
e. Agenda kerja.
f. Pengontrolan pengiriman surat-menyurat.
Disiplin kerja sangat penting karena itu disiplin kerja ini tidak saja harus dilakukan oleh seorang sekretaris, tetapi juga oleh seluruh karyawan sesuai tugas masing-masing.
Kemampuan seorang sekretaris untuk tetap menjaga dan memelihara agar tugas dan fungsi sekretaris sebagai pembantu pimpinan tetap berjalan adalah sangat penting, terutama bila seorang sekretaris harus mendampingi pimpinan yang :
a. Mempunyai fungsi bermacam-macam.
b. Kegiatan pimpinan yang tidak hanya di kantor saja.
c. Ada beberapa tugasnya yang harus dilimpahkan kepada sekretaris.
d. Jadwal kegiatan pimpinan yang dapat berubah setiap saat.
a. Mempunyai fungsi bermacam-macam.
b. Kegiatan pimpinan yang tidak hanya di kantor saja.
c. Ada beberapa tugasnya yang harus dilimpahkan kepada sekretaris.
d. Jadwal kegiatan pimpinan yang dapat berubah setiap saat.
G. Peranan Sekretaris dalam Human Relations
Human relation merupakan hal yang sangat penting dalam organisasi karena organisasi tidak pernah lepas dari faktor manusia yang memiliki beranekaragam sifat. Sekretaris sebagai bagian dari organisasi selalu berhadapan dengan pimpinan dan bawahannya dan orang-orang dari luar organisasi yang memiliki sifat dan kepentingan yang berbeda.
Dengan mengetahui sifat-sifat dan kepentingan seseorang lewat human relation, sekretaris akan cepat dan mudah untuk mengatasi setiap orang yang mempunyai kepentigan tersebut. Sikap-sikap yang sangat bermanfaat dalam human relation, yaitu :
a. Bersikap sabar dan tenggang rasa terhadap pekerjaan dan permasalahan yang dihadapi.
b. Saling pengertian.
c. Tegas
d. Obyektif
e. Menghargai pendapat dan usul orang lain.
f. Adil
a. Bersikap sabar dan tenggang rasa terhadap pekerjaan dan permasalahan yang dihadapi.
b. Saling pengertian.
c. Tegas
d. Obyektif
e. Menghargai pendapat dan usul orang lain.
f. Adil
Komunikasi, koordinasi, dan kerja sama sangatlah penting dalam suatu organisasi sehingga diperlukan perhatian terhadap masalah orang dan pengawasannya (cara kerja dan sikapnya) sehingga sangat diperlukan adanya human relation.
Permasalahan yang sering dihadapi oelh sebuah organisasi adalah komunikasi yang tidak efektif. Gejala-gejala yang sering terjadi, seperti :
a. Kurangnya informasi mengenai data dan keterangan terutama yang memerlukan perbaikan dan sering terdapat kekurangmampuan untuk merinci hasil yang dicapai.
b. Bidang tanggung jawab kurang jelas dirumuskan sehingga tidak jelas bentuk dan lingkup perlimpahan tugas.
c. Penyampain petunjuk kerja secara jelas sering tidak terjadi dan hal ini memperlihatkan adanya komunikasi yang kurang benar.
a. Kurangnya informasi mengenai data dan keterangan terutama yang memerlukan perbaikan dan sering terdapat kekurangmampuan untuk merinci hasil yang dicapai.
b. Bidang tanggung jawab kurang jelas dirumuskan sehingga tidak jelas bentuk dan lingkup perlimpahan tugas.
c. Penyampain petunjuk kerja secara jelas sering tidak terjadi dan hal ini memperlihatkan adanya komunikasi yang kurang benar.
Dengan melihat permasalahan tersebut, peran sekretaris dalam human relation sangatlah penting. Hal ini tidak saja dalam pengertian hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan, tetapi juga termasuk pada hubungan informal atau hubungan kemanusiaan antara pimpinan dan bawahan dalam rangka menciptakan suasana kerja yang kondusif.
Salah satu peran sekretaris yang sangat penting adalah penyampain pesan kepada bawahan. Pesan yang dimaksud disini hendaknya diinterpretasikan dalam arti luas, yaitu sesuatu hal yang ingin disampaikan kepada orang, dalam hal ini adalah bawahan. Maka, pesan dapat diartikan sebagai :
a. Keputusan untuk dilaksanakan.
b. Keputusan untuk dipahami dan dioperasionalkan
c. Perintah untuk dikerjakan.
d. Instruksi untuk dilaksanakan.
e. Informasi untuk diketahui.
a. Keputusan untuk dilaksanakan.
b. Keputusan untuk dipahami dan dioperasionalkan
c. Perintah untuk dikerjakan.
d. Instruksi untuk dilaksanakan.
e. Informasi untuk diketahui.
Dalam hubungan hierarki, peran sekretaris antara lain menyampaikan informasi, saran, dan hasil telaah bawahannya kepada pimpinannya. Keterampilan komunikasi secara efektif mutlak perlu terutama kemampuan berbicara secara persuasif, menulis dengan jelas dan dengan tata bahasa yang baik serta menyampaikan ”pesan” dalam arti kemampuan menyampaikan ide secara meyakinkan. Di samping itu, ”pesan” sebaiknya mengandung unsur :
a. Pendapat.
b. Saran.
c. Kritik yang sifatnya membangun.
d. Permintaan sumbangan pikiran.
e. Informasi.
a. Pendapat.
b. Saran.
c. Kritik yang sifatnya membangun.
d. Permintaan sumbangan pikiran.
e. Informasi.
Kelima hal tersebut amat penting dalam rangka usaha menumbuhkan, memelihara, dan mempertahankan semangat kebersamaan dan hubungan human relation dengan penuh rasa solidaritas dan semangat kerja sama yang tinggi.
H. Catatan-catatan Kantor
Untuk melaksanakan pekerjaan secara teratur dan cepat dalam organisasi, para manajer atau pimpinan harus mempunyai informasi tertulis supaya dapat melaksanakn perencanaan dan evaluasi secara tepat. Informasi sangat diperlukan dalam proses pemecahan masalah (problem solving) dan pengambilan keputusan (decision making), apabila informasi dan keterangan yang dibutuhkan, baik catatan kantor maupun laporan tidak tersedia, akan sulit untuk mengambil langkah-langkah dan kebijakan yang diperlukan. Oleh karena itu, peran sekretaris diperlukan untuk membantu pimpinan dalam mengelola catatan-catatan organisasi.
Catatan kantor adalah dokumen yang mengandung data atau informasi tertulis mengenai fakta atau kejadian tertentu yang menyangkut organisasi. Jenis-jenis catatan kantor sangat banyak bentuknya, antara lain :
1. Catatan tentang keuangan, meliputi :
a. Keuangan operasional.
b. Keuangan pendapatan.
a. Keuangan operasional.
b. Keuangan pendapatan.
2. Catatan tentang program, meliputi :
a. Program jangka pendek.
b. Program jangka menengah.
c. Program jangka panjang.
a. Program jangka pendek.
b. Program jangka menengah.
c. Program jangka panjang.
3. Catatan tentang produksi, meliputi :
a. Produk barang setengah jadi.
b. Produk barang jadi.
a. Produk barang setengah jadi.
b. Produk barang jadi.
4. Catatan tentang sumber daya, meliputi :
a. Potensi sumber daya ekonomi yang dimiliki.
b. Potensi sumber daya manusia
c. Dll.
a. Potensi sumber daya ekonomi yang dimiliki.
b. Potensi sumber daya manusia
c. Dll.
Tujuan adanya catatan kantor untuk :
a. Menyediakan data-data dan fakta yang bersifat akurat sehingga pimpinan tidak perlu mengingat-ingat dan menduga-duga yang sifatnya meragukan.
b. Untuk mengorientasikan kegiatan. Artinya dengan adanya catatan-catatan kantor dapat diketahui sampai di mana perkembangan dan kemajuan organisasi.
c. Sebagai dasar pembuatan kebijakan. Dengan analisa, sintesa, dan penafsiran, maka dapat dibuat kebijaksanaan yang akan datang.
d. Memenuhi persyaratan undang-undang. Catatan kantor memberikan bukti-bukti yang sah dan mengandung makna perlindungan hukum.
e. Menentukan kelemahan dan kelebihan organisasi.
f. Catatan kantor membantu petugas untuk melakukan koreksi (inspeksi).
a. Menyediakan data-data dan fakta yang bersifat akurat sehingga pimpinan tidak perlu mengingat-ingat dan menduga-duga yang sifatnya meragukan.
b. Untuk mengorientasikan kegiatan. Artinya dengan adanya catatan-catatan kantor dapat diketahui sampai di mana perkembangan dan kemajuan organisasi.
c. Sebagai dasar pembuatan kebijakan. Dengan analisa, sintesa, dan penafsiran, maka dapat dibuat kebijaksanaan yang akan datang.
d. Memenuhi persyaratan undang-undang. Catatan kantor memberikan bukti-bukti yang sah dan mengandung makna perlindungan hukum.
e. Menentukan kelemahan dan kelebihan organisasi.
f. Catatan kantor membantu petugas untuk melakukan koreksi (inspeksi).
Pencatatan atau pengontrolan catatan kantor pada dasarnya sanam baik yang sifatnya masuk dan keluar perlu dicatat. Pencatatan catatan kantor diperlukan untuk mempermudah pengendalian atau pengontrolannya.Pencatatan atau pengontrolan catatan kantor, bentuknya dapat berupa :
1. Kartu kendali.
2. Buku agenda.
3. Buku agenda pembantu.
1. Kartu kendali.
2. Buku agenda.
3. Buku agenda pembantu.
I. Bentuk-bentuk Catatan Kantor
Bentuk catatan kantor ada bermacam-macam, tetapi ada tiga catatan kantor yang utama dan perlu mendapat perhatian, yaitu :
1. Formulir.
2. Surat-surat
3. Laporan.
Bentuk catatan kantor ada bermacam-macam, tetapi ada tiga catatan kantor yang utama dan perlu mendapat perhatian, yaitu :
1. Formulir.
2. Surat-surat
3. Laporan.
A. Formulir
Pada dasarnya, formulir banyak bentuk dan jenisnya, namun, organisasi menggunakan formulir untuk penataan sistem informasi manajemennya supaya mempermudah seseorang melakukan sesuatu.
Pada dasarnya, formulir banyak bentuk dan jenisnya, namun, organisasi menggunakan formulir untuk penataan sistem informasi manajemennya supaya mempermudah seseorang melakukan sesuatu.
Tujuan penggunaan formulir, yaitu :
a. Mengetahui identitas seseorang ataupun badan-badan hukum tertentu.
b. Mengetahui maksud dan tujuan seseorang atau lembaga tertentu.
c. Mengetahui siapa yang diinginkan untuk ditemui atau dicari.
d. Mengetahui informasi-informasi lain yang berkaitan dengan seseorang atau lembaga tertentu.
a. Mengetahui identitas seseorang ataupun badan-badan hukum tertentu.
b. Mengetahui maksud dan tujuan seseorang atau lembaga tertentu.
c. Mengetahui siapa yang diinginkan untuk ditemui atau dicari.
d. Mengetahui informasi-informasi lain yang berkaitan dengan seseorang atau lembaga tertentu.
Manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya formulir pada suatu organisasi, yaitu :
a. Mempermudah kita mengisi identitas seseorang atau lembaga tertentu.
b. Mempermudah cara bekerja seseorang sekretaris secara cepat dan tepat.
c. Dapat menjadi bukti kuat dan sah.
d. Dapat diarsipkan.
a. Mempermudah kita mengisi identitas seseorang atau lembaga tertentu.
b. Mempermudah cara bekerja seseorang sekretaris secara cepat dan tepat.
c. Dapat menjadi bukti kuat dan sah.
d. Dapat diarsipkan.
B. Surat-surat (Korespondensi)
Surat adalah alat komunikasi yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan. Bahasa yang digunakan dalam surat harus menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat pada sasaran.
Surat adalah alat komunikasi yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan. Bahasa yang digunakan dalam surat harus menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat pada sasaran.
Macam-macam jenis surat dapat ditinjau dari beberapa beberapa hal, yaitu :
a. Menurut wujud surat :
1. Kartu pos.
2. Warkat pos.
3. Surat bersampul.
4. Nota.
5. Telegram.
6. Surat pengantar.
1. Kartu pos.
2. Warkat pos.
3. Surat bersampul.
4. Nota.
5. Telegram.
6. Surat pengantar.
b. Menurut tujuan surat :
1. Surat pemberitahuan.
2. Surat perintah.
3. Surat permintaan.
4. Surat panggilan.
5. Surat peringatan.
6. Surat keputusan.
7. Surat perjanjian.
8. Surat laporan.
9. Surat pesanan.
10. Surat penawaran.
1. Surat pemberitahuan.
2. Surat perintah.
3. Surat permintaan.
4. Surat panggilan.
5. Surat peringatan.
6. Surat keputusan.
7. Surat perjanjian.
8. Surat laporan.
9. Surat pesanan.
10. Surat penawaran.
c. Menurut sifat isi dan asal surat :
1. Surat dinas.
2. Surat niaga.
3. Surat pribadi.
1. Surat dinas.
2. Surat niaga.
3. Surat pribadi.
d. Menurut jumlah penerima surat :
1. Surat biasa.
2. Surat edaran.
3. Surat pengumuman.
1. Surat biasa.
2. Surat edaran.
3. Surat pengumuman.
e. Menurut keamanan isi surat :
1. Surat sangat rahasia.
2. Surat segera.
3. Surat biasa.
1. Surat sangat rahasia.
2. Surat segera.
3. Surat biasa.
f. Menurut prosedur pengurusan surat
1. Surat masuk.
2. Surat keluar.
1. Surat masuk.
2. Surat keluar.
g. Menurut jangkauan surat :
1. Surat intern.
2. Surat ekstern.
1. Surat intern.
2. Surat ekstern.
C. Laporan
Laporan merupakan bentuk catatan kantor yang memperkuat hubungan secara struktural dari pegawai ke pimpinan. Secara berkala, pegawai perlu melaksanakan laporan-laporan untuk menganalisis perkembangan organisasi atau perusahaan.
Laporan merupakan bentuk catatan kantor yang memperkuat hubungan secara struktural dari pegawai ke pimpinan. Secara berkala, pegawai perlu melaksanakan laporan-laporan untuk menganalisis perkembangan organisasi atau perusahaan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan :
1. Kejelasan, laporan ditulis secara ringkas, dan bahasanya baik.
2. Ketetapan, laoran yang ditulis harus menyangkut persoalan yang benar dan penggunaan istilah yang tepat.
3. Kelengkapan, laporan harus menyangkut semua segi yang harus disampaikan menyangkut kegiatan, efektivitas, hasil pencapaian, dan tujuan.
4. Penyelarasan, laporan yang baik memungkinkan timbulnya pandangan yang lebih lanjut.
1. Kejelasan, laporan ditulis secara ringkas, dan bahasanya baik.
2. Ketetapan, laoran yang ditulis harus menyangkut persoalan yang benar dan penggunaan istilah yang tepat.
3. Kelengkapan, laporan harus menyangkut semua segi yang harus disampaikan menyangkut kegiatan, efektivitas, hasil pencapaian, dan tujuan.
4. Penyelarasan, laporan yang baik memungkinkan timbulnya pandangan yang lebih lanjut.
Laporan merupakan informasi yang dapat menjadi dasar penentuan kebijaksanaan dan pengambilan keputusan. Laporan memberikan gambaran tentang apa (what), di mana (where), kapan (when) mengapa (why), dan siapa (who).
Fungsi-fungsi laporan :
a. Pertanggungjawaban dan pengawasan.
b. Penyampaian informasi.
c. Bahan pengambilan keputusan.
d. Pengembangan.
a. Pertanggungjawaban dan pengawasan.
b. Penyampaian informasi.
c. Bahan pengambilan keputusan.
d. Pengembangan.
Syarat-syarat laporan :
a. Laporan harus benar dan obyektif.
b. Laporan harus jelas dan cermat.
c. Laporan harus tepat sesuai sasaran dan tujuan.
d. Laporan harus lengkap dan menyangkut semua hal yang harus dilaporkan.
e. Laporan harus tegas dan konsisten.
f. Laporan harus tepat pada waktunya.
a. Laporan harus benar dan obyektif.
b. Laporan harus jelas dan cermat.
c. Laporan harus tepat sesuai sasaran dan tujuan.
d. Laporan harus lengkap dan menyangkut semua hal yang harus dilaporkan.
e. Laporan harus tegas dan konsisten.
f. Laporan harus tepat pada waktunya.
Langkah-langkah dalam pembuatan laporan :
a. Menentukan masalah atau obyek yang akan dilaporkan.
b. Mengumpulkan data dan fakta meliputi surat keputusan, struktur organisasi, data keuangan, materil, perlengkapan, tabel, grafik, dsb.
c. Mengklasifikasikan data.
d. Evaluasi dan pengolahan data.
e. Penulisan dan kesimpulan serta saran.
a. Menentukan masalah atau obyek yang akan dilaporkan.
b. Mengumpulkan data dan fakta meliputi surat keputusan, struktur organisasi, data keuangan, materil, perlengkapan, tabel, grafik, dsb.
c. Mengklasifikasikan data.
d. Evaluasi dan pengolahan data.
e. Penulisan dan kesimpulan serta saran.
Menurut Waworuntu, untuk membuat laporan tertulis yang baik dari semua pedoman yang ditulis dalam berbagai buku tentang pelaporan dapatlah disimpulkan menjadi enam bagian, yaitu :
1. Kejelasan (clarity), yakni setiap laporan yang baik memiliki kejelasan, yaitu ditulis secara ringkas dengan gaya bahasa yang baik dan mudah dibaca.
2. Ketetapan (consistency), yakni suatu laporan yang baik harus tetap memperhatikan atau memperbincangkan bidang permasalahan yang telah ditentukan dan tidak menyimpang ke permasalahan lain. Juga, istilah dan pengertian yang telah dipakai tidak berubah sepanjang laporan tersebut.
3. Kelengkapan (adequancy), yakni suatu laporan yang baik harus lengkap dalam semua segi yang perlu disampaikan, tidak ada keteledoran atau bagian-bagian penting yang terlewati untuk disampaikan.
4. Ketetapan waktu (timeliness), yakni laporan yang baik hendaknya disampaikan pada waktunya. Juga, data dan penafsiran yang disajikan harus dalam rangka keadaan sekarang.
5. Kemungkinan penyelarasan (adaptability), yakni laporan yang baik mengakui kemungkinan timbulnya pandangan yang berlainan terhadap permasalahan yang dilaporkan itu dengan menyajikan data yang diperlukan.
6. Minat (interest), yakni laporan yaang baik hendaknya bersih dari perkataan yang tidak tepat dan tidak berguna sehingga dapat menimbulkan minat dan mempertahankan perhatian dari pembacanya.
1. Kejelasan (clarity), yakni setiap laporan yang baik memiliki kejelasan, yaitu ditulis secara ringkas dengan gaya bahasa yang baik dan mudah dibaca.
2. Ketetapan (consistency), yakni suatu laporan yang baik harus tetap memperhatikan atau memperbincangkan bidang permasalahan yang telah ditentukan dan tidak menyimpang ke permasalahan lain. Juga, istilah dan pengertian yang telah dipakai tidak berubah sepanjang laporan tersebut.
3. Kelengkapan (adequancy), yakni suatu laporan yang baik harus lengkap dalam semua segi yang perlu disampaikan, tidak ada keteledoran atau bagian-bagian penting yang terlewati untuk disampaikan.
4. Ketetapan waktu (timeliness), yakni laporan yang baik hendaknya disampaikan pada waktunya. Juga, data dan penafsiran yang disajikan harus dalam rangka keadaan sekarang.
5. Kemungkinan penyelarasan (adaptability), yakni laporan yang baik mengakui kemungkinan timbulnya pandangan yang berlainan terhadap permasalahan yang dilaporkan itu dengan menyajikan data yang diperlukan.
6. Minat (interest), yakni laporan yaang baik hendaknya bersih dari perkataan yang tidak tepat dan tidak berguna sehingga dapat menimbulkan minat dan mempertahankan perhatian dari pembacanya.
Laporan secara lisan dapat diperoleh dari wawancara dengan pegawai yang bersangkutan atau rapat yang sekaligus meliputi semua pegawai. Manfaat dengan adanya laporan secara lisan ini :
1. Terjadinya penyampaian informasi dari bawah kepada atasan.
2. Terjadinya diskusi antara bawahan dengan atasan.
3. Kemungkinan ada informasi lain yang penting berkaitan dengan laporan tersebut.
4. Terjadinya perkenalan diri dan kemampuan pegawai secara lebih baik.
5. Pegawai bawahan dapat memberikan masukan dalam rangka perbaikan dan pengembangan organisasi atau perusahaan.
1. Terjadinya penyampaian informasi dari bawah kepada atasan.
2. Terjadinya diskusi antara bawahan dengan atasan.
3. Kemungkinan ada informasi lain yang penting berkaitan dengan laporan tersebut.
4. Terjadinya perkenalan diri dan kemampuan pegawai secara lebih baik.
5. Pegawai bawahan dapat memberikan masukan dalam rangka perbaikan dan pengembangan organisasi atau perusahaan.
Laporan merupakan tujuan akhir dari setiap sistem pemrosesan informasi, seba, laporan merupakan kesimpulan dari semua data yang sebelumnya dikumpulkan dan diproses dalam perusahaan atau organisasi. Laporan merupakan informasi umpan balik (information feed-back) yang menjadi dasar penentuan kebijakan dan pengambilan keputusan. Laporan diperlukan untuk mengukur hasil kegiatan, efektivitas dan kebijakan, dan hasil pelaksanaan pencapaian tujuan (accomplishment of company objective) dari suatu rencana organisasi atau perusahaan.
J. Kearsipan
Kearsipan merupakan salah satu tugas sekretaris. Kearsipan adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh suatu organisasi. Pekerjaan administrasi terdapat pada perencanaan, pelaksanaan, sampai pada pengawasan. Hasil pekerjaan administrasi adalah arsip dan arsip juga merupakan alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan administrasi.
Kearsipan merupakan salah satu tugas sekretaris. Kearsipan adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh suatu organisasi. Pekerjaan administrasi terdapat pada perencanaan, pelaksanaan, sampai pada pengawasan. Hasil pekerjaan administrasi adalah arsip dan arsip juga merupakan alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan administrasi.
Berdasarkan penggolongannya, arsip dibagi menjadi empat penggolongan :
1. Arsip vital. Arsip yang sangat penting dan tidak dapat diganti kembali bila dimusnahkan, seperti akte pendirian perusahaan.
2. Arsip penting. Arsip ini melengkapi kegiatan rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan lama, seperti arsip bukti-bukti keuangan.
3. Arsip berguna. Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah, seperti surat pesanan.
4. Arsip tidak berguna. Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakia sementara, seperti surat undangan rapat.
1. Arsip vital. Arsip yang sangat penting dan tidak dapat diganti kembali bila dimusnahkan, seperti akte pendirian perusahaan.
2. Arsip penting. Arsip ini melengkapi kegiatan rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan lama, seperti arsip bukti-bukti keuangan.
3. Arsip berguna. Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah, seperti surat pesanan.
4. Arsip tidak berguna. Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakia sementara, seperti surat undangan rapat.
K. TUGAS SEKRETARIS DALAM RAPAT-RAPAT PENTING
1. Saat persiapan (perencanaan) :
a. Banyaknya undangan, termasuk siapa yang akan diundang.
b. Pembicara dan tema pembicaraan (agenda rapat).
c. Pengaturan ruangan dan fasilitas
d. Petugas dokumentasi, M.C., dan notulen.
a. Banyaknya undangan, termasuk siapa yang akan diundang.
b. Pembicara dan tema pembicaraan (agenda rapat).
c. Pengaturan ruangan dan fasilitas
d. Petugas dokumentasi, M.C., dan notulen.
2. Saat rapat berlangsung :
a. Daftar tamu/hadir.
b. Surat izin bagi yang berhalangan.
c. Hal-hal yang perlu dilaporkan (bahan dan data-data).
d. Keputusan rapat (kesimpulan).
e. Penutupan rapat (adakah informasi selanjutnya dsb).
f. Melakukan notulen.
g. Menyimpan arsip-arsip.
a. Daftar tamu/hadir.
b. Surat izin bagi yang berhalangan.
c. Hal-hal yang perlu dilaporkan (bahan dan data-data).
d. Keputusan rapat (kesimpulan).
e. Penutupan rapat (adakah informasi selanjutnya dsb).
f. Melakukan notulen.
g. Menyimpan arsip-arsip.
Selanjutnya, hal-hal penting yang perlu diketahui oleh sekretaris mengenai rapat atau pertemuan, yaitu :
1. Pengaturan tempat duduk
Pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan sifat pertemuan atau rapat dan banyak sedikitnya tamu yang akan hadir dalam rapat, maka perlu diperhatikan pengaturan tempat duduk, yaitu :
a. Berbentuk setengah lingkaran.
b. Berbentuk lingkaran.
c. Berbentuk tapal kuda.
d. Berbentuk kelas.
e. Berbentuk empat persegi panjang.
Pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan sifat pertemuan atau rapat dan banyak sedikitnya tamu yang akan hadir dalam rapat, maka perlu diperhatikan pengaturan tempat duduk, yaitu :
a. Berbentuk setengah lingkaran.
b. Berbentuk lingkaran.
c. Berbentuk tapal kuda.
d. Berbentuk kelas.
e. Berbentuk empat persegi panjang.
2. Alat-alat perlengkapan rakyat
a. Sound system, microphone, dll.
b. Papan tulis, alat tulis, tongkat petunjuk, dll.
c. Overhead projector.
d. Alat-alat tulis bagi peserta dll. sesuai keperluan.
a. Sound system, microphone, dll.
b. Papan tulis, alat tulis, tongkat petunjuk, dll.
c. Overhead projector.
d. Alat-alat tulis bagi peserta dll. sesuai keperluan.
3. Macam-macam rapat menurut tujuan dan sifatnya
a. Menurut tujuannya meliputi :
1. Rapat penjelas, yakni rapat yang sifatnya hanya memberikan penjelasan kepada bawahan dari hasil keputusan atau kebijakan pimpinan.
2. Rapat pemecahan masalah, yakni rapat yang bertujuan untuk mencari penyelesaian terhadap permasalahan yang sedang maupun yang akan dihadapi.
3. Rapat perundingan, yakni rapat yang terjadi diantara dua pihak dalam rangka untuk mencapai suatu kesepakatan tertentu secara adil dan merata.
1. Rapat penjelas, yakni rapat yang sifatnya hanya memberikan penjelasan kepada bawahan dari hasil keputusan atau kebijakan pimpinan.
2. Rapat pemecahan masalah, yakni rapat yang bertujuan untuk mencari penyelesaian terhadap permasalahan yang sedang maupun yang akan dihadapi.
3. Rapat perundingan, yakni rapat yang terjadi diantara dua pihak dalam rangka untuk mencapai suatu kesepakatan tertentu secara adil dan merata.
b. Menurut sifatnya meliputi :
1. Rapat formal dan informala, yakni rapat yang secara resmi atau tidak resmi yang dilaksanakan oleh pimpinan-pimpinan organisasi.
2. Rapat tertutup dan terbuka, yakni rapat yang dapat diikuti oleh semua pimpinan dan bawahan atau rapat yang hanya khusus untuk para pimpinan organisasi sehingga tidak diperbolehkan bawahan untuk ikut rapat.
3. Rapat ekstern atau intern, yakni rapat yang dilaksanakan oleh organisasi tersebut atau rapat yang dilaksanakan di luar organisasi atau lembaga yang berwenang.
4. Rapat umum, yakni rapat yang terbuka untuk semua, baik oleh pimpinan atau bawahan.
1. Rapat formal dan informala, yakni rapat yang secara resmi atau tidak resmi yang dilaksanakan oleh pimpinan-pimpinan organisasi.
2. Rapat tertutup dan terbuka, yakni rapat yang dapat diikuti oleh semua pimpinan dan bawahan atau rapat yang hanya khusus untuk para pimpinan organisasi sehingga tidak diperbolehkan bawahan untuk ikut rapat.
3. Rapat ekstern atau intern, yakni rapat yang dilaksanakan oleh organisasi tersebut atau rapat yang dilaksanakan di luar organisasi atau lembaga yang berwenang.
4. Rapat umum, yakni rapat yang terbuka untuk semua, baik oleh pimpinan atau bawahan.
c. Menurut jangka waktunya meliputi :
1. Rapat mingguan.
2. Rapat bulanan.
3. Rapat triwulan.
4. Rapat semesteran.
5. Rapat tahunan.
1. Rapat mingguan.
2. Rapat bulanan.
3. Rapat triwulan.
4. Rapat semesteran.
5. Rapat tahunan.
d. Menurut yang menghadirinya meliputi :
1. Rapat pimpinan.
2. Rapat staf.
3. Rapat pleno.
1. Rapat pimpinan.
2. Rapat staf.
3. Rapat pleno.
Selain tugas-tugas sekretaris tersebut di atas, ada tugas lain yang juga penting diketahui bagi kelancaran tugas seorang sekretaris, yaitu tugas dalam bidang statistik, yaitu merupakan tugas melakukan keterangan-keterangan statistik dari data-data yang ada ke dalam bentuk-bentuk susunan berupa :
1. Tabel atau daftar, yakni susunan angka-angka dalam bentuk kolom-kolom dan daftar-daftar tertentu.
2. Grafik garis, yakni bilangan angka-angka yang dinyatakan dalam wujud garis.
3. Diagram batang atau balok (histogram), yakni susunan angka-angka dalam bentuk balok.
1. Tabel atau daftar, yakni susunan angka-angka dalam bentuk kolom-kolom dan daftar-daftar tertentu.
2. Grafik garis, yakni bilangan angka-angka yang dinyatakan dalam wujud garis.
3. Diagram batang atau balok (histogram), yakni susunan angka-angka dalam bentuk balok.
Sholat Jamak & Qashar
Biasanya para musafir kalau mengerjakan shalat jama’ sekaligus diqashar (diringkas)15. Adapun prakteknya sama dengan shalat jama’ taqdim dan shalat jama’ takhir. Hanya saja karena mengerjakannya diringkas, maka shalat dzuhur, ashar dan isya dilakukan hanya 2 raka’at. Kedua shalat dikerjakan dalam satu waktu dan jumlah raka’atnya menjadi 2, kecuali shalat maghrib hanya bisa dijama’ tapi tidak bisa diqashar.
Disamping itu di dalam menjalankan shalat qashar tidak ada tasyahud awal. Karena di dalam shalat qashar seperti shalat dzuhur, shalat ashar dan shalat isya’ hanya dikerjakan 2 raka’at. Jadi pada waktu raka’at yang kedua langsung tasyahud akhir dan salam.
Contoh niat shalat jama’ taqdim qashar:
اصلى فرض العصر ركعتين مجموعا بالظهر جمع تقديم قصرا لله تعالى
“Saya tunaikan dzuhur diringkas 2 raka’at dijama’ taqdim dengan shalat ashar, sekaligus diqashar, karena Allah Ta’ala”.
Contoh niat shalat jama’ takhir qashar:
اصلى فرض العشاء ركعتين مجمعوعا بالمغرب جمع قاخو قصرا لله تعالى
“Saya tunaikan shalat fardhu isya dua rakaat, dijama’ takhir dengan maghrib sekaligus diqashar karena Allah Ta’ala”.
_________________________________
15. Modul Fiqih untuk D2 PPGI, hlm. 94.
B. Shalat Jama’
1. Pengertian Shalat Jama’
Shalat jama’ artinya mengumpulkan dua shalat wajib dalam satu waktu.11 Misalnya, shalat dzuhur dan ashar pada waktu dzuhur atau ashar.
2. Dasar Shalat Jama’
Shalat jama’ hukumnya boleh bagi orang-orang yang sedang dalam perjalanan berada dalam keadaan hujan, sakit atau karena ada keperluan lain yang sukar menghindarinya.12 Akan tetapi selain dari perjalanan masih diperselisihkan para ulama.
Shalat wajib yang boleh dijama’ ialah shalat dzuhur dengan shalat ashar dan shalat maghrib dengan shalat isya. Dasarnya hadits Ibnu Abbas:
كان رسول الله صلى الله عليه وسلم يجمع بين صلاة الظهر والعصر إذا كان على ظهر سير ويجمع بين المغرب والعشاء - رواه البخاري
“Rasulullah SAW biasa menjama’ antara shalat dzuhur dengan ashar, apabila beliau sedang dalam perjalanan dan menjama’ maghrib atau isya”.
Menjama’ shalat isya dengan shubuh tidak boleh atau menjama’ shalat ashar dengan maghrib juga tidak boleh, sebab menjama’ shalat yang dibenarkan oleh Nabi SAW hanyalah pada seperti tersebut pada hadits-hadits Ibnu Abbas.
Adanya orang yang menjamin lima shalat wajib sekaligus pada saat yang sama adalah perbuatan yang tidak dibenarkan. Orang yang melakukan hal semacam ini biasanya beranggapan bahwa boleh mengqadha shalat. Padahal shalat wajib yang ditinggalkan oleh seorang muslim, selain karena haid atau nifas atau keadaan bahaya maka orang itu termasuk melakukan dosa besar dan shalat wajib yang ditinggalkannya itu tidak dapat diganti pada waktu yang lain atau diqadha. Sebagaimana dalam sebuah hadits.
لا قضى فى الصلاة ولكن قضى فى الصوم - الحديث
“... tidak ada qadha dalam shalat tapi qadha itu ada pada puasa” (Al Hadits).
3. Macam-macam Shalat Jama’
Shalat jama’ dibagi pada dua bagian yaitu jama’ taqdim dan jama’ takhir. Jama’ taqdim ialah melaksanakan shalat dzuhur dan ashar pada waktu dzuhur; shalat maghrib dan isya’ di waktu maghrib. Sedangkan jama’ takhir ialah melaksanakan shalat dzuhur dan ashar di waktu ashar; shalat maghrib dan isya’ di waktu isya.
Sabda Rasulullah SAW.
عن أنس قال كان رسول الله صلى الله عليه وسلم اذا رحل قبل ان تزيغ الشمس اخر الظهر الى الوقب العصر تم نزل يمع بينهما فإن زاعت قبل ان يرتحل صلى الظهر تم ركب - رواة البخارى ومسلم
“Dari Anas katanya: Rasulullah SAW, Apabila berangkat dalam perjalanan beliau, sebelum tergelincir matahari, maka beliau ta’akhirkan sembahyang dzuhur ke waktu ashar, kemudian beliau turun (berhenti) beliau jama’kan keduanya (dzuhur dan ashar) maka jika telah tergelincir matahari sebelum beliau berangkat, beliau sembahyang dzuhur dahulu, kemudian baru beliau naik kendaraan” (HR. Bukhari dan Muslim).
Dan juga sabda beliau:
قال صعاذ بن جبل رضى الله عنه كان النبي صلى الله عليه وسلم قى غزوة تبوك انا ارتحل قبل ان تزيغ الشمس أخر الظهر حتى يجمعهما الى العصر يصهما جميعا. واذا ارتحل بعد زيغ الشمس صلى الظهر والعصر جمعا ثم سار. وكان اذا ارتحل قبل المغرب المغر حتى يصلهما مع العشاء وإذا ارتحل بعد المغرب عجل العشاء فصلاهما مع المغرب
رواه ابو دود واترمدى-
“Muadz Ibnu Jabal r.a berkata, “Nabi SAW pada perang tabuk, bila terangkat sebelum tergelincir matahari, beliau mengakhirkan dzuhur, kemudian menjama’nya dengan ashar. Tetapi apabila berangkat setelah tergelincir matahari, beliau menjama’ dzuhur dan ashar (pada waktu dzuhur), lalu berangkat (meneruskan perjalanannya). Demikian pula bila ia berangkat sebelum maghrib sehingga ia menjama’nya dengan isya, dan bila berangkat setelah waktu maghrib beliau menyegerakan isya’ dan menjama’nya dengan maghrib (jama taqdim)” (HR. Abu Daud dan Turmudzi).
4. Syarat-syarat Shalat Jama’
Pada hadits di atas sudah jelas bahwa shalat jama’ dibagi pada dua bagian yaitu jama’ taqdim dan jama takhir. Ada beberapa syarat yang harus dilakukan ketika akan menjelaskan shalat jama’, baik itu jama taqdim maupun jama’ takhir.
Adapun syarat jama’ taqdim berdasarkan sebagian ulama ada tiga:13
a. Niat jama’ pada shalat yang pertama sekalipun dalam prakteknya akan dipisahkan dengan salam.
b. Tertib, maksudnya hendak dimulai dengan sembahyang yang pertama (dzuhur sebelum ashar, maghrib sebelum isya’).
c. Muawalah dalam penilaian umum. Dalam hal ini, tidak mengapalah bila shalat yang dijama’ itu terpisahkan sejenak, tidak cukup melakukan shalat dua raka’at. Akan tetapi yang lebih utama berturut-turut seolah-olah satu sembahyang.
Sedangkan syarat jama’ takhir adalah sebagai berikut:14
a. Niat jama’ pada waktu shalat yang pertama.
b. Masih dalam bepergian hingga selesai shalat yang kedua.
5. Tata Cara Shalat Jama’
a. Cara mengerjakan shalat jama’ taqdim
Bila seseorang hendak shalat dzuhur dan ashar pada waktu dzuhur (jama’ taqdim) kerjakanlah shalat dzuhur sampai malam, terus disambung dengan shalat ashar sampai selesai. Niat shalat ashar yang dijama’ taqdim dengan shalat dzuhur dikerjakan waktu dzuhur:
اصلى فرضى الظهر اربع ركعات مجموعا بالعصر جمع تقديم لله تعالى
“Saya tunaikan shalat fardu dzuhur empat rakaat, dijama’ taqdim dengan shalat ashar karena Allah Ta’ala”.
b. Cara mengerjakan shalat jama’ takhir
Bila seseorang hendak shalat maghrib dan isya pada waktu isya (jama’ takhir) kerjakanlah shalat isya sampai sama terus sambung dengan shalat maghrib sampai selesai. Dan pada waktu shalat yang pertama harus dilakukan niat untuk mengerjakan shalat pada waktu yang kedua. Adapun niatnya sebagai berikut:
اصلى فرض العشاء اربع ركعات مجموعا باالمغرب جمع تاخير لله تعالى
“Saya tunaikan shalat fardhu isya empat rakaat dijama’ takhir dengan maghrib, karena Allah Ta’ala”.
3. Syarat-syarat Shalat Qashar
Dalam shalat qashar ada beberapa syarat yang perlu diperhatikan sehingga shalat ini bisa dilakukan.
a. Orang yang sedang bepergian atau merantau dan perjalanan yang dilakukan bukan ma’siat (terlarang). Sebagaimana disebutkan dalam hadits Tsumamah bin syarahbil:
خرجت إلى الن عمر فقلت: ماصلاة المسفر؟ فقال: ركعتين ركعبين الا صلاة المغرب ثلاثا - رواه احمد
“Saya pernah pergi ke tempat Ibnu Umar, saya bertanya kepadanya: bagaimanakah shalatnya musafir? Jawabnya: “Dua rakaat-dua rakaat kecuali shalat maghrib, tiga rakaat” (HR. Ahmad).6
b. Perjalanannya jarak jauh. Tentang berapa (meter/kilo/mil) jarak tempuh yang membolehkan
mengqashar shalat dapat dilihat pada hadits di bawah ini.7
قال انس: مليت مع رسول الله صلى الله عليه وسلم الظهر بلمدينة اربعا وصلت معه العصر بذالحليفة ركعتين (رواه مسلم). قال أنس رضى الله عنه: كان رسول الله اذ خرد مسبرة ثلاثة اميال او ثلاثة فراسخ على ركعتين - رواه مسلم
“Anas r.a berkata: “Aku shalat bersama Rasulullah di Madinah empat rakaat (sebelum safar) dan aku shalat ashar bersama beliau di Dzulhulaifah dua rakaat” (HR. Muslim).
“Anas r.a berkata: “Rasulullah SAW., apabila melakukan perjalanan tiga mill atau tiga farsakh, shalat dua rakaat” (HR. Muslim).
Dari kedua hadits di atas dapat kita ketahui bahwa jarak perjalanannya minimal tiga mil atau tiga farsakh. Satu mil + 1.748 m. Jarak antara Madinah dan Dzulhulaifah + 6 mil. Sedangkan satu farsakh + 8 km atau 4,57 mil, atau jarak perjalanan itu lebih dari satu hari satu malam. Akan tetapi yang kita dapati pada buku pelajaran fiqih dari mazhab Syafi’i ditulis bahwa jarak beperbian yang dibenarkan untuk mengqashar shalat adalah delapan puluh mil atau + seratus dua puluh kilometer. Dan inilah yang banyak diikuti oleh sebagian umat Islam di negeri kita. Karena yang ditetapkan oleh Rasulullah adalah tiga mil ke atas, maka yang lebih utama kita ikuti adalah ketetapan Rasulullah SAW ini.
قال أنس رضى الله عنه: خرجنا مع النبي صلى الله عليه وسلم من المدينة إلى المكة فصلى ركعتين حتى رجعنا الى المدينة, فقلت اقمتم بها شيأ؟ اقمنا بها عشرا - رواه البخارى
“Anas r.a berkata kami keluar bersama Nabi dari Madinah ke Mekkah. Beliau shalat dua rakaat sehingga kami kembali ke Madinah. Maka aku bertanya, “Apakah kalian bermukim di Mekkah? Jawabnya: kami bermukin di Mekkah selama sepuluh hari” (HR. Bukhari).
Hal yang serupa batas lamanya mengqashar shalat tidak ditentukan itu dapat kita lihat dari hadits Tsumamah Ibnu Syarahir yang diriwayatkan oleh Ahmad, ia berkata: “saya menemui Ibnu Umar, lalu saya bertanya “Apakah shalat musafir itu”? ia menjawab dua rakaat-dua rakaat kecuali shalat maghrib. “Saya bertanya lagi, apa pendapatmu jika kami berada di Dzilmajaj?”. Ia balik bertanya, “apakah Dilmajaz itu?” saya menjawab, “suatu tempat yang kami berkumpul, berdagang, dan tinggal selama dua puluh lima hari atau lima belas malam”. Ibnu Umar berkata, “Hai anak laki-laki, saya pernah tinggal di Ajerbeijan. Saya tidak yakin apakah empat bulan atau dua rakaat”.
Jadi kalau kita lihat dari hadits di atas memang tidak ada ketentuan untuk batas lamanya mengqashar shalat bagi musafir. Dan mungkin inilah yang dimaksud oleh sebagian para ulama sebagai salah satu syarat bahwa shalat qashar masih harus ada dalam bepergian.
c. Shalat yang diqashar itu, shalat adaan (tunai) bukan shalat qadha. Adapun shalat yang ketinggalan di waktu berjalan boleh diqashar atau diqadha dalam perjalanan, tetapi yang ketinggalan sewaktu mukim tidak boleh diqadha dengan qashar sewaktu dalam perjalanan.8
d. Berniat qashar ketika takbiratul ikhram.
e. Tidak bermamum sekalipun sebentar kepada orang yang tidak mengqashar shalatnya, sekalipun juga musafir.9
4. Tata Cara Shalat Qashar
Pada prinsipnya, pelaksanaan shalat qashar sama dengan shalat biasa hanya saja berbeda pada niat rakaatnya dijadikan 2 rakaat dan tidak ada tahiyat awal. Jadi setelah dua rakaat maka lakukanlah tahiyat akhir dan salam.
Contoh niat shalat dzuhur yang diqashar:
نويت اصلى فرض الظهر مقصورة لله تعالى
“Aku tunaikan shalat fardhu dzuhur, diqashar karena Allah Ta’ala”.10
Disamping itu di dalam menjalankan shalat qashar tidak ada tasyahud awal. Karena di dalam shalat qashar seperti shalat dzuhur, shalat ashar dan shalat isya’ hanya dikerjakan 2 raka’at. Jadi pada waktu raka’at yang kedua langsung tasyahud akhir dan salam.
Contoh niat shalat jama’ taqdim qashar:
اصلى فرض العصر ركعتين مجموعا بالظهر جمع تقديم قصرا لله تعالى
“Saya tunaikan dzuhur diringkas 2 raka’at dijama’ taqdim dengan shalat ashar, sekaligus diqashar, karena Allah Ta’ala”.
Contoh niat shalat jama’ takhir qashar:
اصلى فرض العشاء ركعتين مجمعوعا بالمغرب جمع قاخو قصرا لله تعالى
“Saya tunaikan shalat fardhu isya dua rakaat, dijama’ takhir dengan maghrib sekaligus diqashar karena Allah Ta’ala”.
_________________________________
15. Modul Fiqih untuk D2 PPGI, hlm. 94.
B. Shalat Jama’
1. Pengertian Shalat Jama’
Shalat jama’ artinya mengumpulkan dua shalat wajib dalam satu waktu.11 Misalnya, shalat dzuhur dan ashar pada waktu dzuhur atau ashar.
2. Dasar Shalat Jama’
Shalat jama’ hukumnya boleh bagi orang-orang yang sedang dalam perjalanan berada dalam keadaan hujan, sakit atau karena ada keperluan lain yang sukar menghindarinya.12 Akan tetapi selain dari perjalanan masih diperselisihkan para ulama.
Shalat wajib yang boleh dijama’ ialah shalat dzuhur dengan shalat ashar dan shalat maghrib dengan shalat isya. Dasarnya hadits Ibnu Abbas:
كان رسول الله صلى الله عليه وسلم يجمع بين صلاة الظهر والعصر إذا كان على ظهر سير ويجمع بين المغرب والعشاء - رواه البخاري
“Rasulullah SAW biasa menjama’ antara shalat dzuhur dengan ashar, apabila beliau sedang dalam perjalanan dan menjama’ maghrib atau isya”.
Menjama’ shalat isya dengan shubuh tidak boleh atau menjama’ shalat ashar dengan maghrib juga tidak boleh, sebab menjama’ shalat yang dibenarkan oleh Nabi SAW hanyalah pada seperti tersebut pada hadits-hadits Ibnu Abbas.
Adanya orang yang menjamin lima shalat wajib sekaligus pada saat yang sama adalah perbuatan yang tidak dibenarkan. Orang yang melakukan hal semacam ini biasanya beranggapan bahwa boleh mengqadha shalat. Padahal shalat wajib yang ditinggalkan oleh seorang muslim, selain karena haid atau nifas atau keadaan bahaya maka orang itu termasuk melakukan dosa besar dan shalat wajib yang ditinggalkannya itu tidak dapat diganti pada waktu yang lain atau diqadha. Sebagaimana dalam sebuah hadits.
لا قضى فى الصلاة ولكن قضى فى الصوم - الحديث
“... tidak ada qadha dalam shalat tapi qadha itu ada pada puasa” (Al Hadits).
3. Macam-macam Shalat Jama’
Shalat jama’ dibagi pada dua bagian yaitu jama’ taqdim dan jama’ takhir. Jama’ taqdim ialah melaksanakan shalat dzuhur dan ashar pada waktu dzuhur; shalat maghrib dan isya’ di waktu maghrib. Sedangkan jama’ takhir ialah melaksanakan shalat dzuhur dan ashar di waktu ashar; shalat maghrib dan isya’ di waktu isya.
Sabda Rasulullah SAW.
عن أنس قال كان رسول الله صلى الله عليه وسلم اذا رحل قبل ان تزيغ الشمس اخر الظهر الى الوقب العصر تم نزل يمع بينهما فإن زاعت قبل ان يرتحل صلى الظهر تم ركب - رواة البخارى ومسلم
“Dari Anas katanya: Rasulullah SAW, Apabila berangkat dalam perjalanan beliau, sebelum tergelincir matahari, maka beliau ta’akhirkan sembahyang dzuhur ke waktu ashar, kemudian beliau turun (berhenti) beliau jama’kan keduanya (dzuhur dan ashar) maka jika telah tergelincir matahari sebelum beliau berangkat, beliau sembahyang dzuhur dahulu, kemudian baru beliau naik kendaraan” (HR. Bukhari dan Muslim).
Dan juga sabda beliau:
قال صعاذ بن جبل رضى الله عنه كان النبي صلى الله عليه وسلم قى غزوة تبوك انا ارتحل قبل ان تزيغ الشمس أخر الظهر حتى يجمعهما الى العصر يصهما جميعا. واذا ارتحل بعد زيغ الشمس صلى الظهر والعصر جمعا ثم سار. وكان اذا ارتحل قبل المغرب المغر حتى يصلهما مع العشاء وإذا ارتحل بعد المغرب عجل العشاء فصلاهما مع المغرب
رواه ابو دود واترمدى-
“Muadz Ibnu Jabal r.a berkata, “Nabi SAW pada perang tabuk, bila terangkat sebelum tergelincir matahari, beliau mengakhirkan dzuhur, kemudian menjama’nya dengan ashar. Tetapi apabila berangkat setelah tergelincir matahari, beliau menjama’ dzuhur dan ashar (pada waktu dzuhur), lalu berangkat (meneruskan perjalanannya). Demikian pula bila ia berangkat sebelum maghrib sehingga ia menjama’nya dengan isya, dan bila berangkat setelah waktu maghrib beliau menyegerakan isya’ dan menjama’nya dengan maghrib (jama taqdim)” (HR. Abu Daud dan Turmudzi).
4. Syarat-syarat Shalat Jama’
Pada hadits di atas sudah jelas bahwa shalat jama’ dibagi pada dua bagian yaitu jama’ taqdim dan jama takhir. Ada beberapa syarat yang harus dilakukan ketika akan menjelaskan shalat jama’, baik itu jama taqdim maupun jama’ takhir.
Adapun syarat jama’ taqdim berdasarkan sebagian ulama ada tiga:13
a. Niat jama’ pada shalat yang pertama sekalipun dalam prakteknya akan dipisahkan dengan salam.
b. Tertib, maksudnya hendak dimulai dengan sembahyang yang pertama (dzuhur sebelum ashar, maghrib sebelum isya’).
c. Muawalah dalam penilaian umum. Dalam hal ini, tidak mengapalah bila shalat yang dijama’ itu terpisahkan sejenak, tidak cukup melakukan shalat dua raka’at. Akan tetapi yang lebih utama berturut-turut seolah-olah satu sembahyang.
Sedangkan syarat jama’ takhir adalah sebagai berikut:14
a. Niat jama’ pada waktu shalat yang pertama.
b. Masih dalam bepergian hingga selesai shalat yang kedua.
5. Tata Cara Shalat Jama’
a. Cara mengerjakan shalat jama’ taqdim
Bila seseorang hendak shalat dzuhur dan ashar pada waktu dzuhur (jama’ taqdim) kerjakanlah shalat dzuhur sampai malam, terus disambung dengan shalat ashar sampai selesai. Niat shalat ashar yang dijama’ taqdim dengan shalat dzuhur dikerjakan waktu dzuhur:
اصلى فرضى الظهر اربع ركعات مجموعا بالعصر جمع تقديم لله تعالى
“Saya tunaikan shalat fardu dzuhur empat rakaat, dijama’ taqdim dengan shalat ashar karena Allah Ta’ala”.
b. Cara mengerjakan shalat jama’ takhir
Bila seseorang hendak shalat maghrib dan isya pada waktu isya (jama’ takhir) kerjakanlah shalat isya sampai sama terus sambung dengan shalat maghrib sampai selesai. Dan pada waktu shalat yang pertama harus dilakukan niat untuk mengerjakan shalat pada waktu yang kedua. Adapun niatnya sebagai berikut:
اصلى فرض العشاء اربع ركعات مجموعا باالمغرب جمع تاخير لله تعالى
“Saya tunaikan shalat fardhu isya empat rakaat dijama’ takhir dengan maghrib, karena Allah Ta’ala”.
3. Syarat-syarat Shalat Qashar
Dalam shalat qashar ada beberapa syarat yang perlu diperhatikan sehingga shalat ini bisa dilakukan.
a. Orang yang sedang bepergian atau merantau dan perjalanan yang dilakukan bukan ma’siat (terlarang). Sebagaimana disebutkan dalam hadits Tsumamah bin syarahbil:
خرجت إلى الن عمر فقلت: ماصلاة المسفر؟ فقال: ركعتين ركعبين الا صلاة المغرب ثلاثا - رواه احمد
“Saya pernah pergi ke tempat Ibnu Umar, saya bertanya kepadanya: bagaimanakah shalatnya musafir? Jawabnya: “Dua rakaat-dua rakaat kecuali shalat maghrib, tiga rakaat” (HR. Ahmad).6
b. Perjalanannya jarak jauh. Tentang berapa (meter/kilo/mil) jarak tempuh yang membolehkan
mengqashar shalat dapat dilihat pada hadits di bawah ini.7
قال انس: مليت مع رسول الله صلى الله عليه وسلم الظهر بلمدينة اربعا وصلت معه العصر بذالحليفة ركعتين (رواه مسلم). قال أنس رضى الله عنه: كان رسول الله اذ خرد مسبرة ثلاثة اميال او ثلاثة فراسخ على ركعتين - رواه مسلم
“Anas r.a berkata: “Aku shalat bersama Rasulullah di Madinah empat rakaat (sebelum safar) dan aku shalat ashar bersama beliau di Dzulhulaifah dua rakaat” (HR. Muslim).
“Anas r.a berkata: “Rasulullah SAW., apabila melakukan perjalanan tiga mill atau tiga farsakh, shalat dua rakaat” (HR. Muslim).
Dari kedua hadits di atas dapat kita ketahui bahwa jarak perjalanannya minimal tiga mil atau tiga farsakh. Satu mil + 1.748 m. Jarak antara Madinah dan Dzulhulaifah + 6 mil. Sedangkan satu farsakh + 8 km atau 4,57 mil, atau jarak perjalanan itu lebih dari satu hari satu malam. Akan tetapi yang kita dapati pada buku pelajaran fiqih dari mazhab Syafi’i ditulis bahwa jarak beperbian yang dibenarkan untuk mengqashar shalat adalah delapan puluh mil atau + seratus dua puluh kilometer. Dan inilah yang banyak diikuti oleh sebagian umat Islam di negeri kita. Karena yang ditetapkan oleh Rasulullah adalah tiga mil ke atas, maka yang lebih utama kita ikuti adalah ketetapan Rasulullah SAW ini.
قال أنس رضى الله عنه: خرجنا مع النبي صلى الله عليه وسلم من المدينة إلى المكة فصلى ركعتين حتى رجعنا الى المدينة, فقلت اقمتم بها شيأ؟ اقمنا بها عشرا - رواه البخارى
“Anas r.a berkata kami keluar bersama Nabi dari Madinah ke Mekkah. Beliau shalat dua rakaat sehingga kami kembali ke Madinah. Maka aku bertanya, “Apakah kalian bermukim di Mekkah? Jawabnya: kami bermukin di Mekkah selama sepuluh hari” (HR. Bukhari).
Hal yang serupa batas lamanya mengqashar shalat tidak ditentukan itu dapat kita lihat dari hadits Tsumamah Ibnu Syarahir yang diriwayatkan oleh Ahmad, ia berkata: “saya menemui Ibnu Umar, lalu saya bertanya “Apakah shalat musafir itu”? ia menjawab dua rakaat-dua rakaat kecuali shalat maghrib. “Saya bertanya lagi, apa pendapatmu jika kami berada di Dzilmajaj?”. Ia balik bertanya, “apakah Dilmajaz itu?” saya menjawab, “suatu tempat yang kami berkumpul, berdagang, dan tinggal selama dua puluh lima hari atau lima belas malam”. Ibnu Umar berkata, “Hai anak laki-laki, saya pernah tinggal di Ajerbeijan. Saya tidak yakin apakah empat bulan atau dua rakaat”.
Jadi kalau kita lihat dari hadits di atas memang tidak ada ketentuan untuk batas lamanya mengqashar shalat bagi musafir. Dan mungkin inilah yang dimaksud oleh sebagian para ulama sebagai salah satu syarat bahwa shalat qashar masih harus ada dalam bepergian.
c. Shalat yang diqashar itu, shalat adaan (tunai) bukan shalat qadha. Adapun shalat yang ketinggalan di waktu berjalan boleh diqashar atau diqadha dalam perjalanan, tetapi yang ketinggalan sewaktu mukim tidak boleh diqadha dengan qashar sewaktu dalam perjalanan.8
d. Berniat qashar ketika takbiratul ikhram.
e. Tidak bermamum sekalipun sebentar kepada orang yang tidak mengqashar shalatnya, sekalipun juga musafir.9
4. Tata Cara Shalat Qashar
Pada prinsipnya, pelaksanaan shalat qashar sama dengan shalat biasa hanya saja berbeda pada niat rakaatnya dijadikan 2 rakaat dan tidak ada tahiyat awal. Jadi setelah dua rakaat maka lakukanlah tahiyat akhir dan salam.
Contoh niat shalat dzuhur yang diqashar:
نويت اصلى فرض الظهر مقصورة لله تعالى
“Aku tunaikan shalat fardhu dzuhur, diqashar karena Allah Ta’ala”.10
Jumat, 30 Desember 2011
Hati Kecil Cinta ( Cerpen )
Alarm Handphone ku berdering, pukul 02.00 dinihari seperti biasa terbangun dari tidur nyenyak,a ku kuatkan niat dan segera melangkah untuk mengambil air wudhu yang segar. Tanpa jeda segera ku dirikan sholat sunnah, yang bagiku bagaikan oase yang selama ini kucari-cari, setiap kesempatan ada kumanfaatkan dengan sebaik- baiknya, tak terasa selesai sudah kutunaikan ibadah sunah ini, kusambung dengan memanjatkan do’a.
Sebelum kembali ke pembaringanku yang empuk, kusempatkan mampir ke kamar bundaku, yang terlihat lelah dan nyenyak dalam tidurnya, wajah yang selama ini menjadi orang yang kucinta , wajah yang selalu berusaha memberikan yang terbaik , yang selalu memberi kasih sayang berlebih terutama selepas ayah dan sekaligus pendamping hidupnya pergi meninggalkan kami semua.
Cinta , begitu mereka memanggilku, seorang gadis mungil nan manis ( hehe..^^ ) yang beranjak menjadi gadis dewasa yang bersiap untuk menghadapi kehidupan yang sebenarnya. Perjalanan panjang yang penuh liku mengantarkan pada wisuda ku di depan mata, rasa bahagia dan penuh syukur q panjatkan, namun semua yang ada sekarang tidak dapat terlepas pengalaman – pengalaman yang aku peroleh untuk mencapai masa ini, yah,, dulu ketika di usia yang kata banyak orang masa Transisi yang bermula ketika aku duduk di bangku SMP hingga SMA , aku bukanlah sosok gadis yang santun, berbakti seperti sekarang. Apalagi ketika ayah masih hidup, banyak hal yang aku lakukan hingga merepotkan kedua orang yang kucinta ayah dan bunda, mereka bukannya tidak mendidik dengan baik malah aku pikir mereka tak kalah baiknya dengan program – program yang kini banyak dihembuskan , yakni smart parenting, tapi mereka tak berdaya untuk selalu memnuhi apa yang aku inginkan, hanya bersabar terhadap apa yang selalu lakukan, mungkin mereka maklum karena aku adalah putri tunggal mereka.
Namun Semua terhenti , ya, semua perilku tidak baik ku selama ini sebagai layaknya gadis baik harus berakhir, ayah meninggal karena suatu penyakit ketika aku sedang senag – senangnya menjadi mahasiswa baru di sebuah universitas, jantungku berdegup kencang, pikiranku yang sebelumnya penuh dengan bersenang-senang mendadak hitam, nafaspun tersengal – sengal, tak sanggup aku melihat semua ini, pingsan aku di tenga kondisi ini. Selang infus dan sosok wanita tegar berada di sampingku, rupanya mereka membawaku ke sebuah rumah sakit swasta. Hanya tetesan air mata yang hanya mereka lihat pada diriku, pikiranku segera merespon bagaimana mengatasi cobaan ini, ya aku Cinta harus berubah,,harus !!! batinku!”
Begitu Besar Energi Tuhan yang mengalir kepadaku, tanpa sengaja ku berkenalan dengan seorang kakak tingkat yang sopan dan baik yang dari bola matanya paham akan keadaan ku, ku pikir inilah Jalan yang Allah berikan pada hambanya yang bersungguh – sungguh untuk berubah. Perkenalan darinya berujung pada sebuah lembaga dakwah yang membuatku semakin aktif , menjadi gadis periang , yang aku rasa disinilah seharusnya aku berada,berawal dari sinilah aku memperdalam agamaku secara menyeluruh. satu hikmah yang dapat aku tarik dalam ujian hidup ini ialah, Aku bersyukur Allah menyadarkanku pada usia yang relatife muda, hingga banyak kesempatan yang aku peroleh untuk terus berbuat kebaikan.
Hingga Pada suatu saat tibalah hari yang cukup menegangkan bagiku, lama aku berhias didalam kamar kulangkahkan hati – hati kaki ini menuju ke ruang kerja bunda yang terlihat lelah selepas pulang bekerja, pelan tapi pasti , kusapa bunda dengan salam khas, reflek bunda menjawabnya dengan sedikit kaget, melihat sesuatu yang berbeda pada wajahku, yang kini balutan jilbab menghiasi wajah mungilku, senyum penuh syukur dari bunda yang pertama aku lihat darinya. Telah kupenuhi janjiku untuk berubah menjadi gdis sholehah yang bunda dan ayah dulu harapkan pada gadis tunggalnya. Satu prinsip baru yang aku pegang saat ini, semua ujian dan cobaan yang ada akan selalu ada, tinggal bagaimana kita menghadapi dan memandang dari sudut yang berbeda,Hmm…..hati kecil cinta bergumam.( ^.^ )
Nama Pena Yahya Noor , tinggal di Balikpapan ,tanggal lahir 09-09-90
Penulis merupakan pengurus aktif Forum mahasiswa muslim Balikapapan ( Formusba ).
Langganan:
Postingan (Atom)